Die Steuernummer vergibt das örtlich zuständige Finanzamt für Ihre Umsatzsteuer-Meldungen und die Korrespondenz mit dem Amt; die USt-IdNr (DE plus neun Ziffern) erteilt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für den innergemeinschaftlichen Handel. Ausländische Unternehmen mit deutscher USt-Registrierung brauchen in der Regel beide, die Steuernummer kommt zuerst.
Sie führen ein Unternehmen im Ausland und haben umsatzsteuerliche Berührungspunkte mit Deutschland, etwa durch Ware in einem deutschen Amazon-Lager, einen Onlineshop mit deutschen Kunden oder digitale Leistungen an deutsche Verbraucher? Dann begegnen Ihnen früher oder später zwei verschiedene deutsche Identifikationsnummern: die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr). Die beiden Nummern zu verwechseln gehört zu den häufigsten Fehlern ausländischer Unternehmen beim Markteintritt. Sie sehen unterschiedlich aus, kommen von unterschiedlichen Behörden und gehören auf unterschiedliche Dokumente. Wer sie durcheinanderbringt, riskiert Verzögerungen bei der Rechnungsstellung, blockierte innergemeinschaftliche Umsätze oder Rückfragen des Finanzamts.
Was ist die Steuernummer?
Die Steuernummer ist die inländische Identifikationsnummer, die das örtlich zuständige Finanzamt jedem Steuerpflichtigen zuteilt, Unternehmen wie Privatpersonen. Für Ihr Unternehmen kennzeichnet sie die konkrete Steuerakte, unter der alle Erklärungen, Bescheide und Schreiben geführt werden.
Format und Aufbau
Seit der bundesweiten Vereinheitlichung im Jahr 2008 folgt die Steuernummer einem einheitlichen 13-stelligen Schema: FFBB0NNNNNNPP. Dabei steht FF für das Bundesland, BB für den Finanzamtsbezirk, NNNNNN für Ihre persönliche Aktennummer und PP für eine Prüfziffer. Im Alltag wird die Nummer üblicherweise mit Schrägstrichen geschrieben (zum Beispiel 123/456/78901); auf älteren Dokumenten können kürzere regionale Formate mit 10 oder 11 Ziffern erscheinen.
Wofür Sie die Steuernummer brauchen
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA): jede Voranmeldung wird unter der Steuernummer eingereicht. Die aktuellen Abgabetermine finden Sie in unserer Fristenübersicht 2026.
- Umsatzsteuer-Jahreserklärung: auch die Jahreserklärung läuft über die Steuernummer.
- Inlandsrechnungen: § 14 UStG verlangt auf jeder Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr.
- Korrespondenz mit dem Finanzamt: jedes Schreiben, jeder Bescheid und jede Rückfrage nennt diese Nummer.
Nicht verwechseln: Die Steuernummer ist etwas anderes als die steuerliche Identifikationsnummer (IdNr), eine 11-stellige, lebenslang gültige Nummer für natürliche Personen im Bereich der Einkommensteuer. Unternehmen haben keine IdNr, sondern eine Steuernummer. Für Ihre deutschen Umsatzsteuer-Pflichten als ausländisches Unternehmen ist ausschließlich die Steuernummer relevant.
Was ist die USt-IdNr?
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) ist die EU-weite Umsatzsteuernummer Deutschlands. Sie beruht auf dem EU-Mehrwertsteuerrecht und dient dazu, Unternehmen bei grenzüberschreitenden Umsätzen innerhalb der EU eindeutig zu identifizieren. Jeder Mitgliedstaat vergibt eine eigene Variante mit Länderpräfix; die deutsche beginnt mit DE und wird vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) erteilt (§ 27a UStG).
Format
Die deutsche USt-IdNr besteht aus dem Präfix DE, gefolgt von genau neun Ziffern (zum Beispiel DE123456789), ohne Leerzeichen, Schrägstriche oder andere Trennzeichen. Die Nummer ist dauerhaft und ändert sich nicht, selbst wenn später ein anderes Finanzamt für Sie zuständig wird.
Wofür Sie die USt-IdNr brauchen
- Innergemeinschaftliche B2B-Umsätze: damit das Reverse-Charge-Verfahren greift, müssen beide Parteien gültige USt-IdNrn angeben.
- Zusammenfassende Meldung (ZM): die ZM verlangt Ihre USt-IdNr und die Ihrer EU-Kunden.
- Reverse-Charge-Rechnungen: § 14a UStG verlangt die USt-IdNr von Leistendem und Leistungsempfänger.
- VIES-Prüfung: Ihre Geschäftspartner prüfen Ihre USt-IdNr, bevor sie eine Lieferung steuerfrei behandeln.
- Amazon und andere Marktplätze: Plattformen verlangen die USt-IdNr für die Verkäufer-Verifizierung und ihre Compliance-Prüfungen.
Steuernummer und USt-IdNr im Vergleich
| Steuernummer | USt-IdNr | |
|---|---|---|
| Vergeben durch | Örtlich zuständiges Finanzamt | Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) |
| Format | 13 Ziffern (z. B. 123/456/78901) | DE + 9 Ziffern (z. B. DE123456789) |
| Geltungsbereich | Inland, kennzeichnet Ihre Steuerakte beim Finanzamt | EU-weit, identifiziert Sie im grenzüberschreitenden Handel |
| Wer braucht sie | Jedes in Deutschland umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen | Jedes Unternehmen mit innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen |
| Benötigt für | UStVA, Jahreserklärung, Inlandsrechnungen, Finanzamt-Korrespondenz | Innergemeinschaftliche B2B-Rechnungen, Reverse Charge, ZM, VIES |
| Übertragbar | Nein, an ein Finanzamt gebunden; ändert sich bei Zuständigkeitswechsel | Ja, bleibt unabhängig vom zuständigen Finanzamt gleich |
| Öffentlich prüfbar | Nein | Ja, über VIES und das Bestätigungsverfahren des BZSt (§ 18e UStG) |
Welche Nummer brauchen Sie als ausländisches Unternehmen?
In der Praxis: fast immer beide. Ohne Steuernummer können Sie keine Voranmeldung abgeben, keine Bescheide zuordnen und nicht mit Ihrem Finanzamt kommunizieren. Ohne USt-IdNr können Sie keine gültigen Reverse-Charge-Rechnungen stellen und keine ZM einreichen. Die beiden Nummern ersetzen einander nicht, sie ergänzen sich.
„Ich habe eine USt-IdNr, also brauche ich keine Steuernummer“
Das ist ein Irrtum. Die USt-IdNr ersetzt die Steuernummer nicht. Beide Nummern werden im Zuge desselben Registrierungsverfahrens erteilt, erfüllen aber vollständig getrennte Funktionen.
„Meine heimische USt-Nummer gilt auch in Deutschland“
Auch das stimmt nicht. Eine französische TVA-Nummer (FR + 11 Zeichen) oder eine niederländische BTW-Nummer (NL + 12 Zeichen) identifiziert Sie in diesen Ländern. Sobald eine deutsche Umsatzsteuer-Pflicht entsteht, etwa durch ein Warenlager, eine feste Niederlassung oder überschrittene Fernverkaufsschwellen, brauchen Sie eine deutsche Steuernummer und eine deutsche USt-IdNr mit DE-Präfix.
In welcher Reihenfolge kommen die Nummern an?
Die Steuernummer kommt zuerst: Sie wird mit der Bestätigung Ihrer Registrierung durch das Finanzamt erteilt, bei ausländischen Unternehmen typischerweise nach 4 bis 8 Wochen. Die USt-IdNr folgt vom BZSt in der Regel 2 bis 4 Wochen später. Insgesamt sollten Sie von der Antragstellung bis zum Vorliegen beider Nummern 6 bis 12 Wochen einplanen und Ihren Markteintritt entsprechend terminieren. Denn ohne USt-IdNr sind keine gültigen Reverse-Charge-Rechnungen und keine ZM möglich, ohne Steuernummer keine Voranmeldung.
So erhalten Sie beide Nummern
Die Steuernummer
- Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen: das zentrale Registrierungsformular, eingereicht beim zuständigen Finanzamt, direkt oder über Ihren Steuerberater. Derselbe Antrag löst die gesamte umsatzsteuerliche Registrierung aus. Den kompletten Ablauf beschreibt unser Leitfaden zur Umsatzsteuer-Registrierung für ausländische Unternehmen.
- Das Finanzamt bearbeitet den Antrag: bei ausländischen Unternehmen typischerweise 4 bis 8 Wochen, je nach Auslastung des zuständigen Amts auch länger.
- Sie erhalten die Steuernummer per Brief: das Finanzamt versendet eine schriftliche Bestätigung mit Ihrer Nummer. Ein beauftragter Steuerberater erhält sie zusätzlich über den geschützten Kommunikationsweg der Kanzlei mit dem Finanzamt.
Die USt-IdNr
- Direkt im Fragebogen mitbeantragen: der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung enthält ein Feld, mit dem Sie die USt-IdNr gleich mitbeantragen. Kreuzen Sie dieses Feld immer an, das erspart einen separaten Antrag.
- Das BZSt erteilt die Nummer separat: auch wenn der Antrag über das Finanzamt läuft, vergibt die USt-IdNr eine eigene Bundesbehörde, das Bundeszentralamt für Steuern.
- Zeitrahmen: 2 bis 4 Wochen nach der Registrierungsbestätigung. Wurde die Nummer bei der Erstregistrierung nicht beantragt, können Sie sie später über das Online-Portal des BZSt anfordern. Ein Steuerberater kann direkt beim BZSt nachfassen und das Verfahren beschleunigen.
USt-IdNr prüfen: die VIES-Abfrage
Ob eine USt-IdNr tatsächlich registriert und gültig ist, lässt sich über VIES (VAT Information Exchange System) prüfen, das Bestätigungssystem der EU-Kommission für Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aller Mitgliedstaaten. Die Prüfung ist in zwei Richtungen wichtig: Bevor Sie eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei behandeln oder eine Reverse-Charge-Rechnung stellen, sollten Sie die USt-IdNr Ihres Kunden validieren. Umgekehrt prüfen Ihre Geschäftspartner und Marktplätze Ihre eigene DE-Nummer, bevor sie mit Ihnen als Unternehmer abrechnen.
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Für eine rechtlich belastbare Dokumentation gibt es zusätzlich das Bestätigungsverfahren des BZSt (§ 18e UStG): In Deutschland registrierte Unternehmen können ausländische USt-IdNrn dort per qualifizierter Bestätigungsanfrage prüfen lassen und erhalten eine amtliche Bestätigung, die über die einfache VIES-Abfrage hinausgeht. Praktischer Tipp: Hinterlegen Sie beide eigene Nummern in Ihrem Rechnungs- oder ERP-System und prüfen Sie die USt-IdNrn Ihrer EU-Kunden regelmäßig, nicht nur einmalig bei Vertragsbeginn.
Weiterlesen: Alle deutschsprachigen Leitfäden und Werkzeuge rund um die deutsche Umsatzsteuer finden Sie gebündelt auf unserer deutschen Übersichtsseite. Was wir übernehmen und was es kostet, steht auf der Preisseite. Die englische Fassung dieses Beitrags: Steuernummer vs USt-ID: What’s the Difference?
Häufige Fragen
Kann ich auf Rechnungen die USt-IdNr statt der Steuernummer angeben?
Ja, bei Inlandsrechnungen. Nach § 14 UStG muss eine deutsche Rechnung entweder die Steuernummer oder die USt-IdNr des Leistenden enthalten; beide sind gleichwertig. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Rechnungen mit Reverse Charge ist die USt-IdNr beider Parteien jedoch zwingend. Viele Unternehmen geben daher auf allen Rechnungen einheitlich die USt-IdNr an, auch um die Steuernummer nicht offenzulegen.
Allgemeine Information, keine Steuerberatung im Einzelfall. Quellen: § 14 UStG, § 14a UStG, § 18e UStG, § 27a UStG, BZSt-Hinweise.
Beide Nummern, eine Anlaufstelle
Vaytax übernimmt die deutsche Umsatzsteuer für ausländische Unternehmen: Registrierung beim Finanzamt, Beantragung von Steuernummer und USt-IdNr sowie jede laufende Meldung, geprüft und eingereicht von einem zugelassenen deutschen Steuerberater. Ohne Steuernummer: 1.299 € pro Jahr, alles inklusive, bei Buchung sofort berechnet. Mit vorhandener Steuernummer: 99 € pro Monat oder 1.099 € pro Jahr. Anmeldung und Kundenportal sind auf Englisch.
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