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Your company

Basic details about your business as registered in your home country.

Company name * Exactly as it appears in your country's commercial register (e.g. Companies House, Registre du Commerce, Handelsregister).

Country of incorporation *

Legal form * Your company type in its home country.

Registered address

The official address of your company's registered office (siege social / sede legale).

Street *

Postal code *

City *

Country

Phone Including international prefix.

Email *

Website

Business activity in Germany

Tell us what your company does in Germany so we can fill in the tax registration correctly.

What does your company do in Germany? *

Description of activity A brief description of your business activity in Germany. This goes on the registration form for the tax office. Keep it simple.

Online marketplaces

List the marketplaces where you sell. The tax office requires this information.

Marketplace 1

Platform name

Your seller ID / account name Found in Amazon Seller Central under Account Info.

Own webshop URL (if applicable) If you also sell through your own website to German customers.

Expected revenue

Expected revenue in Germany (Year 1)

€

Net amount (without VAT). Best estimate is fine.

Expected revenue (Year 2)

€

Start date of activity in Germany * When you first stored goods in or shipped to Germany. Can be a past date.

End date (if known) Leave blank if your activity is ongoing.

People & ownership

Legal representative and company shareholders.

Why do we need this? The German tax office requires the details of at least one person who can legally sign for the company. This is typically the managing director or CEO.

First name *

Last name *

Date of birth *

Position / title

Representative's address

Personal address of the legal representative. Can be the same as the company address.

Same as company address

Street

Postal code

City

Country

Phone

Email *

Shareholders

List shareholders with 25%+ ownership. For sole owner, check below.

Same as legal representative (sole owner)

Shareholder 1

Individual person Company / legal entity

First name

Last name

Date of birth

Street

City, Country

Ownership share (EUR)

Ownership share (%)

Bank & SEPA

Bank account and SEPA direct debit mandate.

Why do we need this? If the tax office owes you a VAT refund (common for Amazon FBA sellers with lots of input VAT), they need a bank account to send it to. The SEPA mandate also lets them collect any VAT due automatically — which avoids late payment penalties.

IBAN * Your company's bank account. Can be any EU bank account. Non-EU accounts also work but require a BIC.

BIC / SWIFT (if non-EU bank) Required for banks outside the SEPA zone. EU accounts usually don't need this.

Account holder (if different from company)

SEPA Direct Debit Mandate

We recommend setting up SEPA direct debit with the tax office. This way, VAT payments are collected automatically on the due date — no missed payments, no penalties.

How it works

By checking the box and typing your name, you authorize the tax office to collect VAT payments from your bank account via SEPA direct debit.

Legal documents

Engagement letter, power of attorney, and VAT options.

Engagement Letter

Your service agreement with our licensed Steuerberater covering monthly VAT filings.

What this covers

This engagement letter (Mandats- und Vergütungsvereinbarung) with FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft covers:

Monthly VAT return preparation and filing (Umsatzsteuervoranmeldungen)
Recapitulative statement filing (Zusammenfassende Meldung)
Annual VAT declaration (Umsatzsteuerjahreserklärung)
Plausibility checks on all submissions
Transmission receipts (Übermittlungsnachweis)
Self-service platform: dashboard, filing wizard, documents

This is a self-service platform. Consulting, advisory and additional support are not included in the monthly fee and are billed by time (see Section B of the engagement letter).

Monthly fee: €79 net + 19% VAT · Cancel to end of following month

Read full engagement letter (Mandats- und Vergütungsvereinbarung)

Mandats- und Vergütungsvereinbarung

zwischen

[Your company details from Step 1]

— nachfolgend „Auftraggeber" genannt —

und

Fradeco GmbH
Deutsch-Französische Steuerberatungsgesellschaft
Simrockstraße 92
53619 Rheinbreitbach

— nachfolgend „Auftragnehmer" genannt —

A. Mandatsvereinbarung

1. Beratungsleistungen

1.1 Der Auftragnehmer berät den Auftraggeber in steuerlichen Angelegenheiten. Der Auftragnehmer wird gegenüber dem Auftraggeber die nachfolgende(n) Beratungsleistung(en) nach Maßgabe dieser Mandats- und Vergütungsvereinbarung erbringen.

Die monatliche Netto-Pauschale in Höhe von 79 € für die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen & ZM Meldung sowie der Umsatzsteuerjahreserklärung umfasst folgende Leistungen:

Umsatzsteuervoranmeldung (Pauschale 79 EUR):

Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen für monatliche, vierteljährliche und jährliche Steuerzeiträume (Auftragnehmer)
Prüfung der Umsatzsteuervoranmeldungen auf Plausibilität (Auftragnehmer)
Erfassung sämtlicher steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze des Monats bspw. Quartals (Auftraggeber)
Richtige Aufteilung und Zuordnung von Umsätzen zu ermäßigten Steuersätzen (Auftraggeber)
Bereitstellung und vollständige Erfassung sämtlicher Angaben zur ZM-Meldung (Auftraggeber)
Ermittlung sämtlicher Vorsteuerbeträge (Auftraggeber)
Erstellung und Übersendung der Umsatzsteuervoranmeldungen ohne Belegeinreichung (Auftragnehmer)
Übersendung des Übermittlungsnachweises an den Auftraggeber (Auftragnehmer)
Bereitstellung der Self-Service-Plattform zur Einreichung (Auftragnehmer)
Prüfung der Umsatzsteuervoranmeldung bspw. ZM-Meldung auf Plausibilität (Auftragnehmer)

Umsatzsteuerjahreserklärung (in Pauschale enthalten):

Erfassung sämtlicher steuerpflichtigen und steuerfreien Umsätze des Jahres — Umsatzsteuerverprobung (Auftraggeber)
Richtige Aufteilung und Zuordnung von Umsätzen zu ermäßigten Steuersätzen (Auftraggeber)
Ermittlung sämtlicher Vorsteuerbeträge (Auftraggeber)
Abstimmung der Jahreserklärung mit den monatlichen bspw. vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen (Auftragnehmer)
Berücksichtigung der Sondervorauszahlung (Auftragnehmer)
Prüfung der Jahreserklärung auf Plausibilität (Auftragnehmer)
Ermittlung der Umsatzsteuererstattung oder Nachzahlung sowie der Forderung bspw. Verbindlichkeit (Auftragnehmer)
Erstellung und Übersendung der Umsatzsteuerjahreserklärung ohne Belegeinreichung (Auftragnehmer)
Übersendung des Übermittlungsnachweisses an den Auftraggeber (Auftragnehmer)
Bereitstellung der Self-Service-Plattform zur Einreichung (Auftragnehmer)

Folgende, im Voraus nicht quantifizierbaren Tätigkeiten sind nicht inbegriffen und werden nach Zeitaufwand abgerechnet (siehe Abschnitt B):

Laufende Umsatzsteuer und sonstige Beratung (auf Anfrage)
Ermittlung der Grundlagen für Eigenverbrauch (auf Anfrage)
Eliminierung nicht zugehöriger Teile (z.B. Versicherung und Steuer bei KFZ-Kosten) (auf Anfrage)
Die Prüfung von Umsatzsteuermitteilungen und die Einleitung von Einspruchsverfahren (auf Anfrage)
Die Analyse spezifischer Geschäftsvorfälle im Hinblick auf die Umsatzsteuer (auf Anfrage)
Anfragen und Anforderungen bspw. Übermittlung zusätzlicher Informationen/Dokumente durch das deutsche Finanzamt (auf Anfrage)
Die Überprüfung und Validierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen (auf Anfrage)
Jährliche Umsatzsteuerverprobung (auf Anfrage)
Support, Beratung und Rückfragen per E-Mail oder Telefon (auf Anfrage)

1.2 Diese Mandats- und Vergütungsvereinbarung gilt für alle einzelnen, auch zukünftigen Aufträge.

1.3 Die Beratung erfolgt ausschließlich in deutschem Steuerrecht.

1.4 Der Auftragnehmer wird die vom Auftraggeber genannten Tatsachen als richtig zugrunde legen.

1.5 Der Auftragnehmer erbringt die Beratungsleistungen mit der verkehrsüblichen Sorgfalt.

1.6 Der Auftraggeber verpflichtet sich, alle benötigten Unterlagen vollständig und rechtzeitig zur Verfügung zu stellen.

2. Vergütung

Die monatliche Pauschalvergütung beträgt 79 Euro netto zuzüglich 19% Umsatzsteuer.

3. Verschwiegenheit und Datenschutz

Der Auftragnehmer ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und beachtet die anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften.

4. Mitwirkung des Auftraggebers

Der Auftraggeber hat alle notwendigen Unterlagen vollständig und rechtzeitig zu übergeben.

5. Elektronische Kommunikation

Der Auftraggeber erklärt sein Einverständnis zur Kommunikation mittels E-Mail.

6. Haftung

Die Haftung für fahrlässig verursachte Schäden ist auf EUR 1.000.000,00 beschränkt. Haftung für Vorsatz bleibt unberührt.

7. Beendigung

Kündigung mit 30 Tagen Frist zum Ende des Folgemonats. Automatische Verlängerung.

B. Vergütungsvereinbarung (Zusatzleistungen)

Steuerberater: EUR 200/Stunde
Manager: EUR 150/Stunde
Senior: EUR 125/Stunde
Assistent: EUR 90/Stunde

Abrechnung in 15-Minuten-Einheiten, zzgl. 19% USt und Auslagenpauschale (4%, max EUR 20).

C. Sonstiges

Deutsches Recht. Gerichtsstand: Montabaur.

Optional: download the full engagement letter for your records.

Power of Attorney

Authorize our licensed Steuerberater to file German VAT on your behalf.

What you're authorizing

By granting this power of attorney, you authorize FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft (represented by Michael Stiller, Steuerberater) to:

Register your company for German VAT (Umsatzsteuer) with the competent tax office
Submit monthly VAT returns (Umsatzsteuer-Voranmeldungen) via ELSTER/DATEV
Submit annual VAT declarations (Umsatzsteuererklärungen)
Submit recapitulative statements (Zusammenfassende Meldungen)
Receive and respond to all correspondence from the tax office on your behalf
Handle objections (Einsprüche) and appeals related to your German VAT

Optional: download the full Power of Attorney document for your records. The checkbox below is sufficient.

Advanced VAT options

German tax number

We'll handle your VAT registration

Our licensed German Steuerberater will prepare your Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, submit it to the Finanzamt via ELSTER, and handle all correspondence until your Steuernummer is issued.

VAT registration in Germany

€499 one-time

The €499 registration fee will be included in your checkout when you submit this form, together with your monthly subscription (€79/mo).

VAT accounting method

Accrual basis (Soll-Versteuerung) — VAT is due when you issue the invoice.
Standard method. Required if annual revenue exceeds EUR 800,000. Most common for e-commerce. Cash basis (Ist-Versteuerung) — VAT is due when you receive payment.
Available if your German revenue is below EUR 800,000. Can improve cash flow but harder to track.

Previous VAT refund applications

No — I have never applied for a VAT refund in Germany Yes — I previously applied for a VAT refund (Vorsteuervergütung) without registration

Small business exemption (Kleinunternehmer-Regelung) The small business exemption (Sec. 19 UStG) is not available for companies based outside Germany. This is automatically marked as "not applicable" on your registration.

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What happens next

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