AGB Part B, edition October 2026 (stock module with pro-forma invoices, Launch deleted)
Deutsch (maßgeblich) · English (unofficial translation)
Stand: Oktober 2026 (Lagermodul)
Die folgenden Bedingungen gelten zusätzlich zu Teil A für die über Vaytax beauftragten Leistungen der FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft. Sie ergänzen die Ziffern 9 und 10 von Teil A; die Mandats- und Vergütungsvereinbarung des jeweiligen Auftraggebers geht vor. Für einen Auftraggeber, der einer früheren Fassung von Teil B zugestimmt hat, gilt diese Fassung weiter; die Fassungen vom 19. Oktober 2026, vom 14. Oktober 2026, vom 6. Oktober 2026, vom 30. September 2026 und vom September 2026 sind unten wiedergegeben.
9a. Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen
Im Paket Standard sind berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen (§ 153 AO) nicht in der Pauschale enthalten. Für jede vom Auftraggeber veranlasste Berichtigung berechnet der Auftragnehmer eine Vergütung in Höhe von 99 € netto pro berichtigter Voranmeldung; die Berichtigung wird vor Einreichung angeboten und erst nach Beauftragung erstellt. Im Paket Pro sind bis zu fünf (5) berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen pro Vertragsjahr enthalten; jede weitere wird mit 99 € netto pro berichtigter Voranmeldung berechnet. Maßgeblich für die Zählung ist der Zeitpunkt der Einreichung der Berichtigung beim zuständigen Finanzamt; der Zähler beginnt mit jedem Vertragsjahr von Neuem. Korrekturen, die auf nachweislich vom Auftragnehmer zu vertretende Fehler zurückgehen, werden weder berechnet noch angerechnet. Berichtigungen der jährlichen Umsatzsteuererklärung (Jahreserklärung) sind von dieser Regelung ausgenommen und werden gesondert vereinbart.
9b. Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen
Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen (d. h. Voranmeldungen für Zeiträume, die vor dem in der Mandatsvereinbarung bestimmten Ersten Voranmeldungszeitraum liegen) sind nicht von der monatlichen Pauschale erfasst. Sie werden auf gesonderte Beauftragung mit einem einmaligen Honorar von 99 € netto pro Voranmeldungszeitraum vom Auftragnehmer übernommen.
Die Beauftragung kann bei Vertragsschluss (mit sofortiger Abrechnung über die Online-Bezahlfunktion) oder zu einem späteren Zeitpunkt (mit separater Rechnung) erfolgen. Pro Auftraggeber sind maximal 48 rückwirkende Voranmeldungszeiträume nach dieser Klausel beauftragbar (4-jährige Festsetzungsfrist gem. § 169 AO).
Kann der Auftraggeber zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch nicht abschließend bestimmen, ab welchem Voranmeldungszeitraum eine Umsatzsteuerpflicht besteht (insbesondere weil das Finanzamt die Steuernummer noch nicht erteilt hat), teilt der Auftragnehmer ihm nach Bekanntgabe des maßgeblichen Beginns durch das Finanzamt die betroffenen Voranmeldungszeiträume und Jahreserklärungen einzeln mit Fälligkeitsdatum und Gesamtbetrag mit. Die Erstellung erfolgt erst nach Beauftragung und Zahlung durch den Auftraggeber.
Sämtliche vom Finanzamt erhobenen Verspätungszuschläge (§ 152 AO), Säumniszuschläge (§ 240 AO), Zinsen oder sonstige steuerlichen Nebenleistungen, die im Zusammenhang mit verspätet eingereichten Voranmeldungen entstehen, gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b.
Die im Jahres-Komplettpaket enthaltene Registrierungsleistung umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt das Finanzamt die Steuernummer nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat (insbesondere Nachweisanforderungen, Vor-Ort-Prüfungen oder Ablehnungen seitens des Finanzamts), bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht. Beruht die Nichterteilung auf einem vom Auftragnehmer zu vertretenden Umstand, gelten die gesetzlichen Regelungen.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren (EU-Regelung gemäß § 18j UStG) ist eine gesondert zu beauftragende Leistung und nicht von der Umsatzsteuer-Pauschale des deutschen Mandats erfasst. Sie umfasst die Registrierung des Auftraggebers zum OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das BZStOnline-Portal (BOP) sowie die Erstellung und Übermittlung der vierteljährlichen OSS-Meldungen. Der Auftragnehmer handelt hierbei als Bevollmächtigter des Auftraggebers auf Grundlage einer gesondert erteilten Vollmacht; eine eigene BOP-Registrierung des Auftraggebers ist hierfür nicht erforderlich.
Die Vergütung für die OSS-Registrierung beträgt einmalig 300 € netto. Für jede vierteljährliche OSS-Meldung berechnet der Auftragnehmer 200 € netto. Eine OSS-Meldung ist für jedes Kalendervierteljahr abzugeben, in dem eine Registrierung besteht, auch wenn keine meldepflichtigen Umsätze angefallen sind (Nullmeldung).
Sollte eine bereits eingereichte Erklärung aufgrund unvollständiger, unrichtiger oder vom Mandanten fehlerhaft übermittelter Angaben vom BZSt abgelehnt werden und eine erneute Einreichung erforderlich machen, wird die Einreichung der Erklärung für denselben Zeitraum erneut mit 200 € berechnet.
Die im OSS-Verfahren geschuldete Umsatzsteuer entrichtet der Auftraggeber selbst per Überweisung an die zuständige Bundeskasse unter dem vom Auftragnehmer mitgeteilten Kassenzeichen. Sämtliche vom BZSt oder von den Bestimmungsmitgliedstaaten erhobenen Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge, Zinsen oder sonstigen Nebenleistungen gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt bzw. bearbeitet das BZSt die Registrierung oder Meldung nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt.
9d. Eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung (ohne laufendes Mandat)
Die eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung ist eine gesondert zu beauftragende Leistung. Sie umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer und der USt-IdNr. Laufende Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen und sonstige fortlaufende Leistungen sind nicht umfasst.
Die Vergütung beträgt einmalig 499 € netto zuzüglich Umsatzsteuer, soweit diese anfällt, und ist im Voraus fällig. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt das Finanzamt oder das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Steuernummer oder die USt-IdNr. nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht.
Das Mandat endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, sobald dem Auftraggeber die Steuernummer erteilt und dem Auftragnehmer bekannt gegeben worden ist und entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ebenfalls erteilt und dem Auftragnehmer bekannt gegeben worden ist, oder das Finanzamt oder das BZSt die Erteilung der USt-IdNr. abgelehnt hat, oder der Auftraggeber in Textform auf deren Erteilung verzichtet hat. Die dem Auftragnehmer erteilte Vertretungsvollmacht wird sodann gegenüber dem Finanzamt und dem Bundeszentralamt für Steuern widerrufen. Behördenpost, die dem Auftragnehmer bis zum Wirksamwerden des Widerrufs zugeht, wird an den Auftraggeber weitergeleitet. Nach Beendigung des Mandats obliegt die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten, insbesondere die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen ab Fälligkeit, allein dem Auftraggeber; eine spätere Beauftragung des Auftragnehmers mit laufenden Meldungen bleibt möglich.
9e. Paket Standard, Zusatzleistungen und Paket Pro
Die laufende Betreuung wird im Paket Standard angeboten. Der Leistungsumfang und die Vergütung im Einzelnen ergeben sich aus der Mandats- und Vergütungsvereinbarung des Auftraggebers und den dort gebuchten Zusatzleistungen.
Paket Standard: die umsatzsteuerliche Registrierung, sofern beauftragt, oder die Übernahme einer bestehenden Steuernummer; sämtliche Umsatzsteuervoranmeldungen, die Zusammenfassende Meldung und die Umsatzsteuerjahreserklärung einschließlich ihrer Abstimmung mit den Voranmeldungen des Jahres; die automatische Gegenprüfung jedes hochgeladenen Berichts und jeder Voranmeldung sowie deren Plausibilitätsprüfung und Freigabe durch den Auftragnehmer; die laufende Korrespondenz mit dem Finanzamt; die Bereitstellung und Erläuterung jedes eingehenden Schreibens des Finanzamts in englischer Sprache mit Angabe der Frist; Benachrichtigungen in Kopie an vom Auftraggeber benannte Empfänger, etwa seinen Buchhalter. Die inhaltliche Bearbeitung eines Schreibens (schriftliche Stellungnahme, Einspruch) wird im Paket Standard gesondert angeboten. Zusatzleistungen nach Ziffer 9f sind gesondert buchbar.
Paket Pro wird für neue Aufträge nicht mehr angeboten; für bestehende Aufträge im Paket Pro gilt der folgende Leistungsumfang fort. Es umfasst zusätzlich zum Paket Standard: der Abgleich jeder Voranmeldung mit den hochgeladenen Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Auftragnehmers; ein Beratungskontingent von vier (4) Stunden je Vertragsjahr, als ein Kontingent für Deutschland und Frankreich, das mit Ablauf des Vertragsjahres verfällt; schriftliche Stellungnahmen und Einsprüche im Rahmen dieses Kontingents; der Hinweis auf den Ablauf von Einspruchsfristen; die Bewertung und Meldung von Warenbewegungen zwischen Lagern in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten auf Grundlage der Preisliste des Auftraggebers; bis zu fünf (5) Berichtigungen je Vertragsjahr (Ziffer 9a); die Beantragung der Dauerfristverlängerung und die vorrangige Registrierung; eine feste Ansprechperson, die an Werktagen innerhalb von 24 Stunden antwortet. Das Paket Pro wird ausschließlich mit jährlicher Abrechnung angeboten.
In keinem der beiden Pakete enthalten und gesondert anzubieten sind insbesondere das One-Stop-Shop-Verfahren (Ziffer 9c), Außenprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Umsatzsteuer-Nachschauen sowie finanzgerichtliche Verfahren.
9f. Zusatzleistungen
Die folgenden Leistungen sind gesondert zu beauftragen und nicht von der Pauschale des Pakets erfasst. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Für das Paket Pro gilt der in Ziffer 9e genannte Leistungsumfang.
(1) Vorrangige Registrierung, 199 € netto einmalig: Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Werktags nach Eingang der vollständigen Unterlagen. Die Bearbeitungsdauer beim Finanzamt ist nicht Gegenstand der Leistung.
(2) Einrichtungsprüfung, 249 € netto einmalig: eine schriftliche Stellungnahme zur umsatzsteuerlichen Einrichtung des Auftraggebers (Vertriebskanäle, Lagerorte, One-Stop-Shop, EORI-Nummer, Dauerfristverlängerung, zu beachtende Punkte), innerhalb von 30 Tagen nach Zahlung und Eingang der angeforderten Angaben. Einmal je Auftraggeber.
(3) (entfallen)
(4) Modul Warenbewegungen, 499 € netto je Vertragsjahr, in dem Warenbewegungen anfallen, einschließlich zurückliegender Jahre, für die der Auftragnehmer Meldungen abgibt: Bewertung und Meldung von Warenbewegungen zwischen Lagern in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten in der deutschen Voranmeldung auf Grundlage der Preisliste des Auftraggebers. Das Modul umfasst Pro-forma-Rechnungen für diese Warenbewegungen (je Meldezeitraum und Länderpaar) auf Grundlage derselben Werte. Enthält eine Auswertung solche Warenbewegungen und ist das Modul für das betreffende Jahr nicht beauftragt, wird die Voranmeldung erst eingereicht, wenn es beauftragt ist. Die Berichtigung einer Voranmeldung richtet sich nach Ziffer 9a.
(5) Dauerfristverlängerung, 199 € netto je Antragsjahr: Beantragung der Dauerfristverlängerung beim Finanzamt für das jeweilige Kalenderjahr im nächstmöglichen Antragszeitraum. Die Entscheidung trifft das Finanzamt. Eine vom Finanzamt verlangte Sondervorauszahlung leistet der Auftraggeber selbst. Für Auftraggeber, die vierteljährlich Voranmeldungen abgeben, ist die Leistung im Jahresentgelt enthalten. Maßgeblich ist der Abgaberhythmus zu Beginn des Antragsjahres; eine Änderung wirkt ab dem folgenden Jahr. Die Sondervorauszahlung an das Finanzamt ist nicht Teil der Vergütung.
(6) Beratungskontingent, 549 € netto für vier (4) Stunden: Beratung, schriftliche Stellungnahmen und Einsprüche, gültig 12 Monate ab Zahlung. Abgerechnet wird je angefangene 15 Minuten. Übersteigt eine Tätigkeit voraussichtlich das Restguthaben, wird der Auftraggeber vorab informiert und der übersteigende Teil nur nach Beauftragung zu 200 € netto je Stunde erbracht. Nicht genutzte Zeit verfällt mit Ablauf der 12 Monate und wird nicht ausgezahlt.
(7) Zweite Prüfung (Pilot), 299 € netto für 12 Monate: Abgleich jeder Voranmeldung eines Staates und der Jahreserklärung dieses Zeitraums mit den hochgeladenen Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Auftragnehmers, mit kurzer schriftlicher Notiz zu Abweichungen. Keine automatische Verlängerung.
10a. Vertragslaufzeit beim Jahres-Komplettpaket
Bei Beauftragung des Jahres-Komplettpakets (Jahrespaket mit enthaltener umsatzsteuerlicher Registrierung) beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, sofern er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gekündigt wird (Kündigung zum Jahresende). Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) sowie das Kündigungsrecht des Auftraggebers nach § 627 BGB bleiben unberührt. Im Falle einer Kündigung nach § 627 BGB steht dem Auftragnehmer die Vergütung gemäß § 628 BGB für die bis zur Kündigung erbrachten Leistungen zu; die bereits erbrachte Registrierungsleistung gilt dabei als wesentliche, vorab erbrachte Teilleistung.
10b. Zahlung, Vergütung, Kündigung und Erstattungen
10b.1 Vorkasse. Sämtliche Vergütungen sind im Voraus zu zahlen, per Karte oder nach Vereinbarung per Überweisung auf unsere Rechnung. Die Tätigkeit beginnt nach Zahlungseingang. Ohne Zahlung besteht keine Pflicht zum Tätigwerden, auch nicht gegenüber dem Finanzamt.
10b.2 Gegenstand der Vergütung. Jede Vergütung gilt eine bestimmte Leistung ab (eine Registrierung, eine Meldung, ein Vertragsjahr, einen angebotenen Beratungsauftrag), nicht einen Erfolg. Für Erteilung, Bearbeitung oder Entscheidung durch eine Behörde (Finanzamt, BZSt, französische Steuerverwaltung, Zoll) haften wir nicht. Ablehnung, Verzögerung oder Nachforderungen einer Behörde mindern die Vergütung nicht und begründen keine Erstattung.
10b.3 Entstehen der Vergütung. Die Vergütung ist in voller Höhe verdient und nicht erstattungsfähig, sobald wir mit der jeweiligen Leistung beginnen:
(a) Registrierung: mit Beginn der Prüfung Ihrer Unterlagen oder der Erstellung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung;
(b) Meldung (monatlich, vierteljährlich, jährlich, OSS, Zusammenfassende Meldung, rückwirkender Zeitraum): mit Beginn der Prüfung Ihrer Zahlen für diesen Zeitraum;
(c) Vertragsjahr: zu Beginn jedes Vertragsjahres für das ganze Jahr;
(d) angebotener Beratungsauftrag: mit Beginn der Tätigkeit unter dem Angebot.
10b.4 Kündigung vor Beginn. Kündigen Sie, bevor eine Tätigkeit nach 10b.3 begonnen hat, erstatten wir kein Geld; wir schreiben den vollen Betrag Ihrem Konto für andere Vaytax-Leistungen innerhalb von 12 Monaten gut. Danach verfällt das Guthaben.
10b.5 Laufzeit und Kündigung. Pakete und jährliche Zusatzleistungen laufen 12 Monate und verlängern sich jährlich zum bisherigen Preis, sofern sie nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Laufzeit in Textform gekündigt werden. Der Auftragnehmer kann mit derselben Frist zum Ende der Laufzeit kündigen; er kann dabei eine Fortsetzung zu geänderten Preisen anbieten. Die Kündigung verhindert die nächste Verlängerung; sie begründet keine ganze oder teilweise Erstattung des laufenden Jahres. Monatlich abgerechnete Pakete: Kündigung wie in der Mandatsvereinbarung.
10b.6 Ihre Angaben und Unterlagen. Fehlen Zahlen oder Unterlagen, kommen sie verspätet, unvollständig oder fehlerhaft, bleibt die Vergütung geschuldet. Dadurch entstehender Mehraufwand (erneute Einreichung, Berichtigung, Antwort an das Amt) wird zum jeweils aktuellen Preis berechnet. Verspätungszuschläge, Zinsen oder sonstige Nebenleistungen einer Behörde tragen Sie.
10b.7 Paketwechsel. Wechsel in ein höheres Paket: Sie zahlen die Differenz für den Rest des Vertragsjahres. Wechsel in ein niedrigeres Paket: wirksam zur nächsten Verlängerung; keine Erstattung für das laufende Jahr.
10b.8 Enthaltene Leistungen. Enthaltene Leistungen (Beratungsstunden, Berichtigungen, Dauerfristverlängerung, bevorzugte Bearbeitung) gehören zum jeweiligen Vertragsjahr. Nicht genutzte Leistungen verfallen mit dessen Ende und werden nicht ausgezahlt. Gesondert bezahlte Zusatzleistungen mit eigener Laufzeit (Ziffer 9f) laufen bis zu deren Ende, auch wenn das Paket vorher endet; sie werden nicht ausgezahlt und nicht erstattet. Zusatzleistungen, die mit dem Paket abgerechnet werden, enden mit dem Paket.
10b.9 Beendigung durch uns. Lehnen wir die Übernahme des Mandats vor Beginn jeder Tätigkeit ab, erstatten wir die Zahlung. Beenden wir den Vertrag aus einem Grund, den Sie nicht zu vertreten haben, erstatten wir den Teil der Jahresvergütung, der auf die Monate nach der Beendigung entfällt; nach 10b.3 (a), (b) und (d) verdiente Vergütungen bleiben bei uns. Beenden wir ihn wegen Ihrer Pflichtverletzung (Nichtzahlung, Rückbuchung, falsche Angaben, Missbrauch), erfolgt keine Erstattung.
10b.10 Rückbuchungen. Eine Rückbuchung oder stornierte Zahlung beendet jede Tätigkeit sofort. Die ursprüngliche Vergütung sowie die Bank- oder Kartengebühren der Rückbuchung bleiben geschuldet. Soweit nötig teilen wir der Behörde mit, dass wir nicht mehr für Sie tätig sind.
10b.11 Abrechnungsfehler. Haben wir doppelt oder falsch abgerechnet, korrigieren wir dies und zahlen die Differenz zurück. Dies ist eine Korrektur, keine Erstattung im Sinne dieser Bedingungen.
10b.12 Abschließende Regelung. Erstattungen, Teilerstattungen, Gutschriften oder Nachlässe außerhalb dieser Klausel sind weder geschuldet noch zugesagt, gleich ob per E-Mail, Chat, Telefon oder durch ein Mitglied unseres Teams.
edition: October 2026 (stock module)
The following terms apply in addition to Part A to the services of FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft engaged through Vaytax. They supplement Sections 9 and 10 of Part A; the individual client's Engagement and Fee Agreement takes precedence. A client who consented to an earlier edition of Part B remains on that edition; the editions of 19 October 2026, of 14 October 2026, of 6 October 2026, of 30 September 2026 and of September 2026 are reproduced below.
9a. Corrected preliminary VAT returns
In the Standard package, corrected preliminary VAT returns (§ 153 AO) are not included in the flat fee. Each correction initiated by the Client is billed at €99 net per corrected return; the correction is quoted before submission and prepared only once engaged. The Pro package includes up to five (5) corrected preliminary VAT returns per contract year; each further correction is billed at €99 net per corrected return. The date of submission of the correction to the competent Finanzamt is decisive for the count; the counter restarts with each contract year. Corrections attributable to demonstrable errors of the Tax Advisor are neither billed nor counted. Corrections of the annual VAT return are excluded from this rule and agreed separately.
9b. Retroactive preliminary VAT returns
Retroactive preliminary VAT returns (i.e. returns for reporting periods that precede the First Reporting Period agreed in the Engagement Letter) are not covered by the monthly flat fee. They will be prepared by the Tax Advisor only on separate engagement, at a one-time fee of EUR 99 net per reporting period.
The engagement can be placed at the time of signup (charged immediately via the online payment function) or at a later point (via separate invoice). A maximum of 48 retroactive reporting periods per client may be engaged under this clause (4-year assessment period under § 169 AO).
Where the Client cannot finally determine at the time of contract conclusion from which reporting period a VAT liability applies (in particular because the Finanzamt has not yet issued the Steuernummer), the Tax Advisor will, once the Finanzamt has announced the relevant start, tell the Client the affected reporting periods and annual returns individually, each with its due date and the total amount. They are prepared only after the Client has engaged and paid for them.
All Verspätungszuschläge (late-filing surcharges, § 152 AO), Säumniszuschläge (late-payment surcharges, § 240 AO), interest, and other ancillary tax charges imposed by the Finanzamt in connection with returns filed past their statutory deadline are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b.
The registration service included in the Annual All-In package comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer). Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the Finanzamt does not issue the tax number, or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor (in particular requests for evidence, on-site inspections, or refusals by the Finanzamt), the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect. If the non-issuance is due to a circumstance attributable to the Tax Advisor, the statutory rules apply.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Participation in the One-Stop-Shop scheme (Union scheme under § 18j UStG) is a separately engaged service and is not covered by the VAT flat fee of the German engagement. It comprises the client’s registration for the OSS scheme with the Federal Central Tax Office (BZSt) via the BZSt online portal (BOP) and the preparation and submission of the quarterly OSS returns. The Tax Advisor acts as the client’s authorised representative on the basis of a separately granted power of attorney; the client does not need his own BOP registration for this.
The fee for the OSS registration is a one-time EUR 300 net. For each quarterly OSS return the Tax Advisor charges EUR 200 net. An OSS return is due for every calendar quarter in which a registration exists, even if no reportable turnover has arisen (nil return).
Should an already-submitted return be rejected by the BZSt because of incomplete, incorrect, or client-supplied erroneous data and require re-submission, the submission of the return for the same period is charged again at EUR 200.
The VAT owed under the OSS scheme is paid by the client directly, by transfer to the competent Bundeskasse under the payment reference (Kassenzeichen) notified by the Tax Advisor. All late-filing surcharges, late-payment surcharges, interest, or other ancillary charges imposed by the BZSt or by the Member States of consumption are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the BZSt does not issue or process the registration or return, or does so only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected.
9d. Standalone VAT registration (no ongoing engagement)
The standalone VAT registration is a separately engaged service. It comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer) and the VAT identification number (USt-IdNr.). Ongoing preliminary VAT returns, annual returns, and other continuing services are not included.
The fee is a one-time EUR 499 net plus VAT where applicable, payable in advance. Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the Finanzamt or the Federal Central Tax Office (BZSt) does not issue the tax number or the USt-IdNr., or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect.
The engagement ends, without notice of termination being required, once the tax number has been issued to the client and communicated to the Tax Advisor and either the USt-IdNr. has also been issued and communicated to the Tax Advisor, or the Finanzamt or the BZSt has refused to issue the USt-IdNr., or the client has waived its issuance in text form. The power of attorney granted to the Tax Advisor is then revoked vis-à-vis the Finanzamt and the Federal Central Tax Office (BZSt). Official mail received by the Tax Advisor before the revocation takes effect is forwarded to the client. After the engagement ends, the fulfilment of all tax obligations, in particular the filing of preliminary VAT returns as they fall due, rests solely with the client; a later engagement of the Tax Advisor for ongoing returns remains possible.
9e. The Standard package, add-ons and the Pro package
The ongoing service is offered in the Standard package. The scope and fee in detail follow from the client's Engagement and Fee Agreement and the add-ons booked there.
Standard package: the VAT registration where engaged, or the takeover of an existing tax number; every preliminary VAT return, the EC sales list (Zusammenfassende Meldung) and the annual VAT return, including its reconciliation with the year's preliminary returns; an automatic double check of every uploaded report and every return, and its plausibility review and release by the Tax Advisor; routine correspondence with the Finanzamt; every incoming Finanzamt letter made available and explained in plain English with its deadline named; notifications copied to recipients the client names, such as its accountant. Working on a letter (a written response, an objection) is offered separately in the Standard package. Add-ons under Section 9f can be booked separately.
The Pro package is no longer offered for new engagements; for existing Pro engagements the following scope continues to apply. In addition to the Standard package it includes: a member of the Tax Advisor's staff compares each return with the uploaded reports; an advisory allowance of four (4) hours per contract year, one allowance for Germany and France together, lapsing at the end of the contract year; written responses and objections within that allowance; a warning before an objection deadline runs out; stock moved between warehouses in different EU member states valued and reported from the client's price list; up to five (5) corrections per contract year (Section 9a); the application for the permanent filing extension and priority registration; a named contact who replies within 24 hours on working days. The Pro package is offered with annual billing only.
Not included in either package and offered separately, in particular: the One-Stop-Shop scheme (Section 9c), tax audits, special VAT audits and VAT inspections, and proceedings before the tax courts.
9f. Add-on services
The following services are engaged separately and are not covered by the flat fee of the package. Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. For the Pro plan, the scope stated in Section 9e applies.
(1) Priority registration, €199 net, one-off: submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) within one working day after the complete documents have been received. The processing time at the Finanzamt is not part of the service.
(2) Setup review, €249 net, one-off: one written statement on the Client's VAT setup (sales channels, warehouse locations, One-Stop-Shop, EORI number, permanent filing extension, points to note), within 30 days after payment and receipt of the information requested. Once per Client.
(3) (deleted)
(4) Stock movements module, €499 net per contract year in which stock movements occur, including past years for which the Contractor files returns: valuation and reporting of stock movements between warehouses in different EU member states in the German preliminary VAT return on the basis of the Client's price list. The module includes pro-forma invoices for these stock movements (one per filing period and country pair), based on the same values. If a report contains such stock movements and the module has not been engaged for that year, the preliminary return is submitted only once it has been engaged. The correction of a preliminary return is governed by Section 9a.
(5) Permanent filing extension (Dauerfristverlängerung), €199 net per application year: application to the Finanzamt for the permanent filing extension for the respective calendar year in the next possible application period. The Finanzamt decides. A special advance payment (Sondervorauszahlung) demanded by the Finanzamt is paid by the Client itself. For a Client filing preliminary returns quarterly, the service is included in the annual fee. The filing frequency at the start of the application year decides; a change takes effect from the following year. The special prepayment to the tax office is not part of the fee.
(6) Advisory allowance, €549 net for four (4) hours: advice, written statements and objections, valid for 12 months from payment. Time is billed per started 15 minutes. Where an activity is expected to exceed the remaining balance, the Client is informed in advance and the excess part is performed only after engagement at €200 net per hour. Unused time lapses at the end of the 12 months and is not paid out.
(7) Second check (pilot), €299 net for 12 months: reconciliation of each preliminary return of one country and of the annual return of that period with the uploaded reports by a member of the Tax Advisor's staff, with a short written note on deviations. No automatic renewal.
10a. Contract term for the Annual All-In package
Where the Annual All-In package (the annual package with included VAT registration) is engaged, the minimum contract term is twelve (12) months from conclusion of the contract. The contract renews for further twelve-month periods unless terminated in text form with one month’s notice to the end of the respective term (termination to year-end). The right to terminate for good cause (§ 626 BGB) and the client’s right of termination under § 627 BGB remain unaffected. In the event of termination under § 627 BGB, the Tax Advisor is entitled to remuneration pursuant to § 628 BGB for the services rendered up to termination; the registration service already rendered counts as a substantial part-service rendered in advance.
10b. Payment, fees, cancellation and refunds
10b.1 Payment first. All fees are payable in advance, by card or, where agreed, by bank transfer against our invoice. Work starts once the payment has arrived. Without payment we have no obligation to act, including toward the tax office.
10b.2 What the fee pays for. Each fee pays for a defined piece of work (a registration, a return, a plan year of service, a quoted advisory job), not for a result. We are not liable for whether, when or how an authority (Finanzamt, BZSt, French tax office, customs) grants, processes or decides anything. A refusal, delay or extra request by an authority does not reduce or refund the fee.
10b.3 When a fee is earned. A fee is earned in full and is non-refundable as soon as we start the work it pays for:
(a) registration: when we begin reviewing your documents or preparing the registration questionnaire (Fragebogen);
(b) a return (monthly, quarterly, annual, OSS, EC sales list, back-filed period): when we begin checking your figures for that period;
(c) a plan year: at the start of each contract year, for the whole year;
(d) a quoted advisory job: when we begin work under the quote.
10b.4 Cancelling before we start. If you cancel before any work under 10b.3 has started, we do not pay money back; we credit the full amount to your account for any other Vaytax service within 12 months. After 12 months the credit lapses.
10b.5 Plan term and notice. Plans and yearly add-ons run for 12 months and renew yearly at your current price unless cancelled in writing at least one month before the end of the term. The Tax Advisor may end the contract at the end of the term with the same notice; it may then offer to continue at changed prices. Cancelling stops the next renewal; it does not refund the current year, in whole or in part. Monthly plans: notice as in the engagement letter.
10b.6 Your data and documents. If figures or documents are missing, late, incomplete or wrong, the fee stays due. Work caused by this (a resubmission, a correction, a reply to the office) is charged at the current price for that work. Surcharges, interest or penalties set by an authority are yours.
10b.7 Plan changes. Moving up to a higher plan: you pay the difference for the rest of the contract year. Moving down: takes effect at the next renewal; no refund for the current year.
10b.8 Included items. Included items (advisor hours, corrections, filing extension, priority handling) belong to the contract year they are in. Unused items expire at the end of that year and have no cash value. Add-ons paid separately with their own term (Section 9f) run to their own end, even if the plan ends earlier; they are neither paid out nor refunded. Add-ons billed with the plan end with the plan.
10b.9 If we end the service. If we decline your mandate before any work starts, we return what you paid. If we end the contract for a reason that is not yours, we return the part of a plan-year fee that covers the months after it ends; earned fees under 10b.3 (a), (b) and (d) stay ours. If we end it because of your breach (non-payment, a chargeback, false information, abuse), no money is returned.
10b.10 Chargebacks. A chargeback or reversed payment stops all work at once. The original fee plus the bank or card cost of the chargeback remain due. We tell the authority, where necessary, that we no longer act for you.
10b.11 Our mistakes in billing. If we charged twice or charged a wrong amount, we correct it and pay back the difference. This is a correction, not a refund under these terms.
10b.12 Nothing else. No refund, partial refund, credit or discount is owed or promised outside this clause, whether by e-mail, chat, phone or any member of our team.