AGB, Part A edition October 2026 and Part B edition 24 October 2026
Deutsch (maßgeblich) · English (unofficial translation)
Teil A: Allgemeine Geschäftsbedingungen für Steuerberater und steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften
Stand: Oktober 2026
Die folgenden „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ gelten für Verträge zwischen Steuerberatern und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften (im Folgenden „Steuerberater“ genannt) und ihren Auftraggebern, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich in Textform vereinbart oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.
1. Umfang und Ausführung des Auftrags
(1) Für den Umfang der vom Steuerberater zu erbringenden Leistungen ist der erteilte Auftrag maßgebend. Der Auftrag wird nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Berufsausübung unter Beachtung der einschlägigen berufsrechtlichen Normen und der Berufspflichten (StBerG, BOStB) ausgeführt.
(2) Die Berücksichtigung ausländischen Rechts bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform.
(3) Ändert sich die Rechtslage nach abschließender Erledigung einer Angelegenheit, so ist der Steuerberater nicht verpflichtet, den Auftraggeber auf die Änderung oder die sich daraus ergebenden Folgen hinzuweisen.
(4) Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Steuerberater übergebenen Unterlagen und Zahlen, insbesondere der Buchführung und Bilanz, gehört nur zum Auftrag, wenn dies in Textform vereinbart ist. Der Steuerberater wird die vom Auftraggeber gemachten Angaben, insbesondere Zahlenangaben, als richtig zu Grunde legen. Soweit er offensichtliche Unrichtigkeiten feststellt, wird er den Auftraggeber darauf hinweisen.
(5) Der Auftrag stellt keine Vollmacht für die Vertretung vor Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen dar. Sie ist gesondert zu erteilen. Ist wegen der Abwesenheit des Auftraggebers eine Abstimmung mit diesem über die Einlegung von Rechtsbehelfen oder Rechtsmitteln nicht möglich, ist der Steuerberater im Zweifel zu fristwahrenden Handlungen berechtigt.
2. Verschwiegenheitspflicht
(1) Der Steuerberater ist nach Maßgabe der Gesetze verpflichtet, über alle Tatsachen, die ihm im Zusammenhang mit der Ausführung des Auftrags zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, der Auftraggeber entbindet ihn von dieser Verpflichtung. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Die Verschwiegenheitspflicht besteht im gleichen Umfang auch für die Mitarbeiter des Steuerberaters.
(2) Die Verschwiegenheitspflicht besteht nicht, soweit die Offenlegung zur Wahrung berechtigter Interessen des Steuerberaters erforderlich ist. Der Steuerberater ist auch insoweit von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, als er nach den Versicherungsbedingungen seiner Berufshaftpflichtversicherung zur Information und Mitwirkung verpflichtet ist.
(3) Gesetzliche Auskunfts- und Aussageverweigerungsrechte u. a. nach § 102 AO, § 53 StPO, § 383 ZPO bleiben unberührt.
(4) Der Steuerberater ist von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, soweit dies zur Bestellung eines allgemeinen Vertreters (§ 69 StBerG) oder zur Durchführung eines Zertifizierungsaudits in der Kanzlei des Steuerberaters erforderlich ist und die insoweit tätigen Personen ihrerseits über ihre Verschwiegenheitspflicht belehrt worden sind. Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, dass durch den allgemeinen Vertreter oder den Zertifizierer/Auditor Einsicht in seine vom Steuerberater angelegte und geführte Handakte genommen wird.
3. Mitwirkung Dritter
Der Steuerberater ist berechtigt, zur Ausführung des Auftrags Mitarbeiter und unter den Voraussetzungen des § 62a StBerG auch externe Dienstleister (insbesondere datenverarbeitende Unternehmen) heranzuziehen. Die Beteiligung fachkundiger Dritter zur Mandatsbearbeitung (z. B. andere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) bedarf der Einwilligung und des Auftrags des Auftraggebers. Der Steuerberater ist nicht berechtigt und verpflichtet, diese Dritten ohne Auftrag des Auftraggebers hinzuzuziehen.
4. Elektronische Kommunikation, Datenschutz
(1) Der Steuerberater ist berechtigt, personenbezogene Daten des Auftraggebers im Rahmen der erteilten Aufträge maschinell zu erheben und in einer automatisierten Datei zu verarbeiten oder einem Dienstleistungsrechenzentrum zur weiteren Auftragsdatenverarbeitung zu übertragen.
(2) Der Steuerberater ist berechtigt, in Erfüllung seiner Pflichten nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen. Sofern dieser Beauftragte für den Datenschutz nicht bereits nach Ziff. 2 Abs. 1 Satz 3 der Verschwiegenheitspflicht unterliegt, hat der Steuerberater dafür Sorge zu tragen, dass der Beauftragte für den Datenschutz sich mit Aufnahme seiner Tätigkeit zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
(3) Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass die Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel (E-Mail etc.) mit Risiken für die Vertraulichkeit der Kommunikation verbunden sein kann. Der Auftraggeber stimmt der Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel durch den Steuerberater zu. Der Auftraggeber ist verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Sinne der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Sofern der Steuerberater dem Auftraggeber Rechnungen als E-Rechnung übermittelt, erklärt sich der Auftraggeber mit dem Empfang in diesem Format einverstanden.
(4) Der Schutz der persönlichen Daten hat für die Kanzlei oberste Priorität. Dieses Prinzip gilt für das Internet-Angebot ebenso wie für die konventionellen Dienstleistungen. Soweit Sie persönliche Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme oder eines Mandatsverhältnisses angeben, werden diese nur im Rahmen der von Ihnen erteilten Einwilligung und zu dem angegebenen Zweck genutzt. Darüber hinaus werden Daten innerhalb eines Vertragsverhältnisses ebenfalls für Informationszwecke z. B. zu Veranstaltungen sowie für die persönliche Kommunikation z. B. zum Geburtstag genutzt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies im Rahmen der Vertragserfüllung notwendig ist.
(5) Die Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb eines angemessenen Zeitraumes nach Vertragsbeendigung vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Auskunft zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist auf Antrag unentgeltlich möglich.
(6) Für die Übertragung sensibler Daten nutzen wir verschiedene sichere Wege wie z. B. DATEV Unternehmen Online, Steuerbüro Online, den verschlüsselten E-Mail-Versand oder Sharepointserver mit Passwort.
5. Mängelbeseitigung
(1) Bei etwaigen Mängeln ist dem Steuerberater Gelegenheit zur Nachbesserung zu geben.
(2) Offenbare Unrichtigkeiten (z. B. Schreibfehler, Rechenfehler) können vom Steuerberater jederzeit, auch Dritten gegenüber, berichtigt werden. Sonstige Mängel darf der Steuerberater Dritten gegenüber mit Einwilligung des Auftraggebers berichtigen. Die Einwilligung ist nicht erforderlich, wenn berechtigte Interessen des Steuerberaters den Interessen des Auftraggebers vorgehen.
6. Haftung
(1) Eine Beschränkung der Haftung des Steuerberaters für fahrlässig verursachte Schäden gilt nur, soweit sie im Einzelfall in Textform vereinbart ist (§ 67a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 StBerG), insbesondere in der Mandatsvereinbarung. Die Haftung für Vorsatz sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit ist nicht beschränkt.
7. Pflichten des Auftraggebers; Unterlassene Mitwirkung und Annahmeverzug des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung verpflichtet, soweit es zur ordnungsgemäßen Erledigung des Auftrags erforderlich ist. Insbesondere hat er dem Steuerberater unaufgefordert alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Unterlagen vollständig und so rechtzeitig zu übergeben, dass dem Steuerberater eine angemessene Bearbeitungszeit zur Verfügung steht. Entsprechendes gilt für die Unterrichtung über alle Vorgänge und Umstände, die für die Ausführung des Auftrags von Bedeutung sein können. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle schriftlichen und mündlichen Mitteilungen des Steuerberaters zur Kenntnis zu nehmen und bei Zweifelsfragen Rücksprache zu halten.
(2) Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit des Steuerberaters oder seiner Erfüllungsgehilfen beeinträchtigen könnte.
(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich, Arbeitsergebnisse des Steuerberaters nur mit dessen schriftlicher Einwilligung weiterzugeben, soweit sich nicht bereits aus dem Auftragsinhalt die Einwilligung zur Weitergabe an einen bestimmten Dritten ergibt.
(4) Setzt der Steuerberater beim Auftraggeber in dessen Räumen Datenverarbeitungsprogramme ein, so ist der Auftraggeber verpflichtet, den Hinweisen des Steuerberaters zur Installation und Anwendung der Programme nachzukommen. Des Weiteren ist der Auftraggeber verpflichtet, die Programme nur in dem vom Steuerberater vorgeschriebenen Umfang zu nutzen und er ist auch nur in dem Umfang zur Nutzung berechtigt. Der Auftraggeber darf die Programme nicht verbreiten. Der Steuerberater bleibt Inhaber der Nutzungsrechte. Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was der Ausübung der Nutzungsrechte an den Programmen durch den Steuerberater entgegensteht.
(5) Unterlässt der Auftraggeber eine ihm nach Ziff. 7 Abs. 1 bis 4 oder anderweitig obliegende Mitwirkung oder kommt er mit der Annahme der vom Steuerberater angebotenen Leistung in Verzug, so ist der Steuerberater berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen. Unberührt bleibt der Anspruch des Steuerberaters auf Ersatz der ihm durch den Verzug oder die unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers entstandenen Mehraufwendungen sowie des verursachten Schadens, und zwar auch dann, wenn der Steuerberater von dem Kündigungsrecht keinen Gebrauch macht.
8. Urheberrechtsschutz
Die Leistungen des Steuerberaters stellen dessen geistiges Eigentum dar. Sie sind urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe von Arbeitsergebnissen außerhalb der bestimmungsgemäßen Verwendung ist nur mit vorheriger Zustimmung des Steuerberaters in Textform zulässig.
9. Vergütung, Rechnungsstellung, Vorschuss und Aufrechnung
(1) Die Vergütung (Gebühren und Auslagenersatz) des Steuerberaters für seine Berufstätigkeit nach § 33 StBerG bemisst sich nach der Gebührenverordnung für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften, es sei denn, hiervon abweichend wurde eine gesonderte Vergütungsvereinbarung (z. B. höhere/niedrigere Vergütung, Pauschalhonorar) geschlossen. In außergerichtlichen Angelegenheiten kann in Textform eine niedrigere bzw. höhere Gebühr als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden, wenn diese in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung, Verantwortung und dem Haftungsrisiko des Steuerberaters steht.
(2) Der Auftraggeber ist mit einer Rechnungstellung des Steuerberaters in Textform einverstanden.
(3) Für Tätigkeiten, die in der StBVV keine Regelung erfahren (z. B. § 57 Abs. 3 Nr. 2 und 3 StBerG), gilt die vereinbarte Vergütung, anderenfalls die für diese Tätigkeit vorgesehene gesetzliche Vergütung, ansonsten die übliche Vergütung (§§ 612 Abs. 2 und 632 Abs. 2 BGB).
(4) Eine Aufrechnung gegenüber einem Vergütungsanspruch des Steuerberaters ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Etwaige Ansprüche des Auftraggebers auf Rückzahlung einer gezahlten Vergütung verjähren 18 Monate nach Zugang der Rechnung beim Auftraggeber. Schadensersatzansprüche des Auftraggebers verjähren in 18 Monaten ab Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis des Auftraggebers von den Ansprüchen, spätestens aber fünf Jahre nach der Anspruchsentstehung; maßgeblich ist die früher endende Frist. Dies gilt nicht für Ansprüche wegen Vorsatzes oder grober Fahrlässigkeit sowie aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit; für sie gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen (§ 202 Abs. 1, § 309 Nr. 7 BGB).
(5) Für bereits entstandene und die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen kann der Steuerberater einen Vorschuss fordern. Wird der eingeforderte Vorschuss nicht gezahlt, kann der Steuerberater nach vorheriger Ankündigung seine weitere Tätigkeit für den Auftraggeber einstellen, bis der Vorschuss eingeht. Der Steuerberater ist verpflichtet, seine Absicht, die Tätigkeit einzustellen, dem Auftraggeber rechtzeitig bekanntzugeben, wenn dem Auftraggeber Nachteile aus einer Einstellung der Tätigkeit erwachsen können. Für den Steuerberater ist eine Verrechnung von Vorschüssen mit allen fälligen Forderungen aus dem Auftragsverhältnis möglich, unabhängig davon, für welche Tätigkeit der Vorschuss gefordert wurde.
(6) Der Auftraggeber kommt in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum leistet.
(7) Der Steuerberater darf Honoraranforderungen nur mit schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers an außenstehende Dritte (z. B. Inkassobüros) abtreten oder übertragen; eine Abtretung oder Übertragung an eine zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugte Personen oder Vereinigung ist auch ohne Zustimmung des Auftraggebers zulässig (§ 64 Abs. 2 S. 1 StBerG).
10. Beendigung des Vertrags
(1) Der Vertrag endet durch Erfüllung der vereinbarten Leistungen, durch Ablauf der vereinbarten Laufzeit oder durch Kündigung. Der Vertrag endet nicht durch den Tod, durch den Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Auftraggebers oder im Falle einer Gesellschaft durch deren Auflösung.
(2) Der Vertrag kann, wenn und soweit er einen Dienstvertrag im Sinne der §§ 611, 675 BGB darstellt, von jedem Vertragspartner außerordentlich gekündigt werden, es sei denn, es handelt sich um ein Dienstverhältnis mit festen Bezügen § 627 Abs. 1 BGB; die Kündigung hat in Textform zu erfolgen. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer Vereinbarung zwischen Steuerberater und Auftraggeber.
(3) Mit Beendigung des Vertrags hat der Auftraggeber dem Steuerberater die beim Auftraggeber zur Ausführung des Auftrags eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme einschließlich angefertigter Kopien sowie sonstige Programmunterlagen unverzüglich herauszugeben bzw. zu löschen.
(4) Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses sind die Unterlagen beim Steuerberater abzuholen.
(5) Endet der Auftrag vor seiner vollständigen Ausführung, so richtet sich der Vergütungsanspruch des Steuerberaters nach gesetzlichen Regelungen, insbesondere § 12 Abs. 4 StBVV. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer gesonderten Vereinbarung in Textform.
11. Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf Arbeitsergebnisse und Unterlagen
(1) Der Steuerberater kann von Unterlagen, die er an den Auftraggeber zurückgibt, Abschriften oder Fotokopien anfertigen und zurückbehalten oder dies im Wege der elektronischen Datenverarbeitung vornehmen.
(2) Der Steuerberater kann die Herausgabe der Dokumente verweigern, bis er wegen seiner Gebühren und Auslagen befriedigt ist (§ 66 Abs. 3 StBerG). Hinsichtlich der Arbeitsergebnisse gilt ein vertragliches Zurückbehaltungsrecht als vereinbart.
12. Gerichtsstand, Erfüllungsort, Information VSBG
(1) Für den Auftrag, seine Ausführung und sich hieraus ergebende Ansprüche gilt ausschließlich deutsches Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, die berufliche Niederlassung des Steuerberaters. Dies gilt auch für den Fall, dass der Auftraggeber nach Auftragserteilung seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort in das Ausland verlegt oder der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort im Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt sind.
(2) Der Steuerberater ist nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§§ 36, 37 VSBG).
13. Wirksamkeit bei Teilnichtigkeit
Falls einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden sollten, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt.
Stand: 24. Oktober 2026
Die folgenden Bedingungen gelten zusätzlich zu Teil A für die über Vaytax beauftragten Leistungen der FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft. Sie ergänzen die Ziffern 9 und 10 von Teil A; die Mandats- und Vergütungsvereinbarung des jeweiligen Auftraggebers geht vor. Für einen Auftraggeber, der einer früheren Fassung von Teil B zugestimmt hat, gilt diese Fassung weiter; die Fassungen Oktober 2026 (Lagermodul), vom 19. Oktober 2026, vom 14. Oktober 2026, vom 6. Oktober 2026, vom 30. September 2026 und vom September 2026 sind unten wiedergegeben.
9a. Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen
Im Paket Standard sind berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen (§ 153 AO) nicht in der Pauschale enthalten. Für jede vom Auftraggeber veranlasste Berichtigung berechnet der Auftragnehmer eine Vergütung in Höhe von 99 € netto pro berichtigter Voranmeldung; die Berichtigung wird vor Einreichung angeboten und erst nach Beauftragung erstellt. Im Paket Pro sind bis zu fünf (5) berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen pro Vertragsjahr enthalten; jede weitere wird mit 99 € netto pro berichtigter Voranmeldung berechnet. Maßgeblich für die Zählung ist der Zeitpunkt der Einreichung der Berichtigung beim zuständigen Finanzamt; der Zähler beginnt mit jedem Vertragsjahr von Neuem. Korrekturen, die auf nachweislich vom Auftragnehmer zu vertretende Fehler zurückgehen, werden weder berechnet noch angerechnet. Berichtigungen der jährlichen Umsatzsteuererklärung (Jahreserklärung) sind von dieser Regelung ausgenommen und werden gesondert vereinbart.
9b. Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen
Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen (d. h. Voranmeldungen für Zeiträume, die vor dem in der Mandatsvereinbarung bestimmten Ersten Voranmeldungszeitraum liegen) sind nicht von der monatlichen Pauschale erfasst. Sie werden auf gesonderte Beauftragung mit einem einmaligen Honorar von 99 € netto pro Voranmeldungszeitraum vom Auftragnehmer übernommen.
Die Beauftragung kann bei Vertragsschluss (mit sofortiger Abrechnung über die Online-Bezahlfunktion) oder zu einem späteren Zeitpunkt (mit separater Rechnung) erfolgen. Pro Auftraggeber sind maximal 48 rückwirkende Voranmeldungszeiträume nach dieser Klausel beauftragbar (4-jährige Festsetzungsfrist gem. § 169 AO).
Kann der Auftraggeber zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch nicht abschließend bestimmen, ab welchem Voranmeldungszeitraum eine Umsatzsteuerpflicht besteht (insbesondere weil das Finanzamt die Steuernummer noch nicht erteilt hat), teilt der Auftragnehmer ihm nach Bekanntgabe des maßgeblichen Beginns durch das Finanzamt die betroffenen Voranmeldungszeiträume und Jahreserklärungen einzeln mit Fälligkeitsdatum und Gesamtbetrag mit. Die Erstellung erfolgt erst nach Beauftragung und Zahlung durch den Auftraggeber.
Sämtliche vom Finanzamt erhobenen Verspätungszuschläge (§ 152 AO), Säumniszuschläge (§ 240 AO), Zinsen oder sonstige steuerlichen Nebenleistungen, die im Zusammenhang mit verspätet eingereichten Voranmeldungen entstehen, gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b.
Die im Jahres-Komplettpaket enthaltene Registrierungsleistung umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt das Finanzamt die Steuernummer nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat (insbesondere Nachweisanforderungen, Vor-Ort-Prüfungen oder Ablehnungen seitens des Finanzamts), bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht. Beruht die Nichterteilung auf einem vom Auftragnehmer zu vertretenden Umstand, gelten die gesetzlichen Regelungen.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren (EU-Regelung gemäß § 18j UStG) ist eine gesondert zu beauftragende Leistung und nicht von der Umsatzsteuer-Pauschale des deutschen Mandats erfasst. Sie umfasst die Registrierung des Auftraggebers zum OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das BZStOnline-Portal (BOP) sowie die Erstellung und Übermittlung der vierteljährlichen OSS-Meldungen. Der Auftragnehmer handelt hierbei als Bevollmächtigter des Auftraggebers auf Grundlage einer gesondert erteilten Vollmacht; eine eigene BOP-Registrierung des Auftraggebers ist hierfür nicht erforderlich.
Die Vergütung für die OSS-Registrierung beträgt einmalig 300 € netto. Für jede vierteljährliche OSS-Meldung berechnet der Auftragnehmer 200 € netto. Eine OSS-Meldung ist für jedes Kalendervierteljahr abzugeben, in dem eine Registrierung besteht, auch wenn keine meldepflichtigen Umsätze angefallen sind (Nullmeldung).
Sollte eine bereits eingereichte Erklärung aufgrund unvollständiger, unrichtiger oder vom Mandanten fehlerhaft übermittelter Angaben vom BZSt abgelehnt werden und eine erneute Einreichung erforderlich machen, wird die Einreichung der Erklärung für denselben Zeitraum erneut mit 200 € berechnet.
Die im OSS-Verfahren geschuldete Umsatzsteuer entrichtet der Auftraggeber selbst per Überweisung an die zuständige Bundeskasse unter dem vom Auftragnehmer mitgeteilten Kassenzeichen. Sämtliche vom BZSt oder von den Bestimmungsmitgliedstaaten erhobenen Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge, Zinsen oder sonstigen Nebenleistungen gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt bzw. bearbeitet das BZSt die Registrierung oder Meldung nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt.
9d. Eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung (ohne laufendes Mandat)
Die eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung ist eine gesondert zu beauftragende Leistung. Sie umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer und der USt-IdNr. Laufende Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen und sonstige fortlaufende Leistungen sind nicht umfasst.
Die Vergütung beträgt einmalig 499 € netto zuzüglich Umsatzsteuer, soweit diese anfällt, und ist im Voraus fällig. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Erteilt das Finanzamt oder das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die Steuernummer oder die USt-IdNr. nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht.
Das Mandat endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, sobald dem Auftraggeber die Steuernummer erteilt und dem Auftragnehmer bekannt gegeben worden ist und entweder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ebenfalls erteilt und dem Auftragnehmer bekannt gegeben worden ist, oder das Finanzamt oder das BZSt die Erteilung der USt-IdNr. abgelehnt hat, oder der Auftraggeber in Textform auf deren Erteilung verzichtet hat. Die dem Auftragnehmer erteilte Vertretungsvollmacht wird sodann gegenüber dem Finanzamt und dem Bundeszentralamt für Steuern widerrufen. Behördenpost, die dem Auftragnehmer bis zum Wirksamwerden des Widerrufs zugeht, wird an den Auftraggeber weitergeleitet. Nach Beendigung des Mandats obliegt die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten, insbesondere die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen ab Fälligkeit, allein dem Auftraggeber; eine spätere Beauftragung des Auftragnehmers mit laufenden Meldungen bleibt möglich.
9e. Paket Standard, Zusatzleistungen und Paket Pro
Die laufende Betreuung wird im Paket Standard angeboten. Der Leistungsumfang und die Vergütung im Einzelnen ergeben sich aus der Mandats- und Vergütungsvereinbarung des Auftraggebers und den dort gebuchten Zusatzleistungen.
Paket Standard: die umsatzsteuerliche Registrierung, sofern beauftragt, oder die Übernahme einer bestehenden Steuernummer; sämtliche Umsatzsteuervoranmeldungen, die Zusammenfassende Meldung und die Umsatzsteuerjahreserklärung einschließlich ihrer Abstimmung mit den Voranmeldungen des Jahres; die automatische Gegenprüfung jedes hochgeladenen Berichts und jeder Voranmeldung sowie deren Plausibilitätsprüfung und Freigabe durch den Auftragnehmer; die laufende Korrespondenz mit dem Finanzamt; die Bereitstellung und Erläuterung jedes eingehenden Schreibens des Finanzamts in englischer Sprache mit Angabe der Frist; Benachrichtigungen in Kopie an vom Auftraggeber benannte Empfänger, etwa seinen Buchhalter. Die inhaltliche Bearbeitung eines Schreibens (schriftliche Stellungnahme, Einspruch) wird im Paket Standard gesondert angeboten. Zusatzleistungen nach Ziffer 9f sind gesondert buchbar.
Paket Pro wird für neue Aufträge nicht mehr angeboten; für bestehende Aufträge im Paket Pro gilt der folgende Leistungsumfang fort. Es umfasst zusätzlich zum Paket Standard: der Abgleich jeder Voranmeldung mit den hochgeladenen Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Auftragnehmers; ein Beratungskontingent von vier (4) Stunden je Vertragsjahr, als ein Kontingent für Deutschland und Frankreich, das mit Ablauf des Vertragsjahres verfällt; schriftliche Stellungnahmen und Einsprüche im Rahmen dieses Kontingents; der Hinweis auf den Ablauf von Einspruchsfristen; die Bewertung und Meldung von Warenbewegungen zwischen Lagern in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten auf Grundlage der Preisliste des Auftraggebers; bis zu fünf (5) Berichtigungen je Vertragsjahr (Ziffer 9a); die Beantragung der Dauerfristverlängerung und die vorrangige Registrierung; eine feste Ansprechperson, die an Werktagen innerhalb von 24 Stunden antwortet. Das Paket Pro wird ausschließlich mit jährlicher Abrechnung angeboten.
In keinem der beiden Pakete enthalten und gesondert anzubieten sind insbesondere das One-Stop-Shop-Verfahren (Ziffer 9c), Außenprüfungen, Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Umsatzsteuer-Nachschauen sowie finanzgerichtliche Verfahren.
9f. Zusatzleistungen
Die folgenden Leistungen sind gesondert zu beauftragen und nicht von der Pauschale des Pakets erfasst. Für Zahlung, Entstehen der Vergütung, Kündigung und Erstattungen gilt Ziffer 10b. Für das Paket Pro gilt der in Ziffer 9e genannte Leistungsumfang.
(1) Vorrangige Registrierung, 199 € netto einmalig: Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung innerhalb eines Werktags nach Eingang der vollständigen Unterlagen. Die Bearbeitungsdauer beim Finanzamt ist nicht Gegenstand der Leistung.
(2) Einrichtungsprüfung, 249 € netto einmalig: eine schriftliche Stellungnahme zur umsatzsteuerlichen Einrichtung des Auftraggebers (Vertriebskanäle, Lagerorte, One-Stop-Shop, EORI-Nummer, Dauerfristverlängerung, zu beachtende Punkte), innerhalb von 30 Tagen nach Zahlung und Eingang der angeforderten Angaben. Einmal je Auftraggeber.
(3) (entfallen)
(4) Modul Warenbewegungen, 499 € netto je Vertragsjahr, in dem Warenbewegungen anfallen, einschließlich zurückliegender Jahre, für die der Auftragnehmer Meldungen abgibt: Bewertung und Meldung von Warenbewegungen zwischen Lagern in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten in der deutschen Voranmeldung auf Grundlage der Preisliste des Auftraggebers. Das Modul umfasst Pro-forma-Rechnungen für diese Warenbewegungen (je Meldezeitraum und Länderpaar) auf Grundlage derselben Werte. Enthält eine Auswertung solche Warenbewegungen und ist das Modul für das betreffende Jahr nicht beauftragt, wird die Voranmeldung erst eingereicht, wenn es beauftragt ist. Die Berichtigung einer Voranmeldung richtet sich nach Ziffer 9a.
(5) Dauerfristverlängerung, 199 € netto je Antragsjahr: Beantragung der Dauerfristverlängerung beim Finanzamt für das jeweilige Kalenderjahr im nächstmöglichen Antragszeitraum. Die Entscheidung trifft das Finanzamt. Eine vom Finanzamt verlangte Sondervorauszahlung leistet der Auftraggeber selbst. Für Auftraggeber, die vierteljährlich Voranmeldungen abgeben, ist die Leistung im Jahresentgelt enthalten. Maßgeblich ist der Abgaberhythmus zu Beginn des Antragsjahres; eine Änderung wirkt ab dem folgenden Jahr. Die Sondervorauszahlung an das Finanzamt ist nicht Teil der Vergütung.
(6) Beratungskontingent, 549 € netto für vier (4) Stunden: Beratung, schriftliche Stellungnahmen und Einsprüche, gültig 12 Monate ab Zahlung. Abgerechnet wird je angefangene 15 Minuten. Übersteigt eine Tätigkeit voraussichtlich das Restguthaben, wird der Auftraggeber vorab informiert und der übersteigende Teil nur nach Beauftragung zu 200 € netto je Stunde erbracht. Nicht genutzte Zeit verfällt mit Ablauf der 12 Monate und wird nicht ausgezahlt.
(7) Zweite Prüfung (Pilot), 299 € netto für 12 Monate: Abgleich jeder Voranmeldung eines Staates und der Jahreserklärung dieses Zeitraums mit den hochgeladenen Auswertungen durch einen Mitarbeiter des Auftragnehmers, mit kurzer schriftlicher Notiz zu Abweichungen. Keine automatische Verlängerung.
10a. Vertragslaufzeit beim Jahres-Komplettpaket
Bei Beauftragung des Jahres-Komplettpakets (Jahrespaket mit enthaltener umsatzsteuerlicher Registrierung) beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, sofern er nicht bis zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform (auch über die Kündigungsfunktion im Kundenkonto) gekündigt wird (Kündigung zum Jahresende); der Auftragnehmer kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Vertragslaufzeit kündigen. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) sowie das Kündigungsrecht des Auftraggebers nach § 627 BGB bleiben unberührt. Im Falle einer Kündigung nach § 627 BGB steht dem Auftragnehmer die Vergütung gemäß § 628 BGB für die bis zur Kündigung erbrachten Leistungen zu; die bereits erbrachte Registrierungsleistung gilt dabei als wesentliche, vorab erbrachte Teilleistung.
10b. Zahlung, Vergütung, Kündigung und Erstattungen
10b.1 Vorkasse. Sämtliche Vergütungen sind im Voraus zu zahlen, per Karte oder nach Vereinbarung per Überweisung auf unsere Rechnung. Die Tätigkeit beginnt nach Zahlungseingang. Ohne Zahlung besteht keine Pflicht zum Tätigwerden, auch nicht gegenüber dem Finanzamt.
10b.2 Gegenstand der Vergütung. Jede Vergütung gilt eine bestimmte Leistung ab (eine Registrierung, eine Meldung, ein Vertragsjahr, einen angebotenen Beratungsauftrag), nicht einen Erfolg. Für Erteilung, Bearbeitung oder Entscheidung durch eine Behörde (Finanzamt, BZSt, französische Steuerverwaltung, Zoll) haften wir nicht. Ablehnung, Verzögerung oder Nachforderungen einer Behörde mindern die Vergütung nicht und begründen keine Erstattung.
10b.3 Entstehen der Vergütung. Die Vergütung ist eine Vorauszahlung auf die Leistung, die sie abgilt. Endet der Vertrag, bevor diese Leistung vollständig erbracht ist, steht uns die Vergütung für die bis dahin erbrachten Leistungen zu (§ 628 Abs. 1 BGB; Teil A Ziffer 10 Abs. 5); eine weitergehende Rückzahlung wird nicht zugesagt. Mit der Leistung beginnen wir:
(a) Registrierung: mit der Prüfung Ihrer Unterlagen oder der Erstellung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung;
(b) Meldung (monatlich, vierteljährlich, jährlich, OSS, Zusammenfassende Meldung, rückwirkender Zeitraum): mit der Prüfung Ihrer Zahlen für diesen Zeitraum;
(c) Vertragsjahr: zu Beginn jedes Vertragsjahres; bei vorzeitigem Ende bemisst sich der erbrachte Teil nach den Monaten bis zum Vertragsende;
(d) angebotener Beratungsauftrag: mit Beginn der Tätigkeit unter dem Angebot; abgerechnet wird die bis zum Ende aufgewendete Zeit.
10b.4 Kündigung vor Beginn. Kündigen Sie, bevor eine Tätigkeit nach 10b.3 begonnen hat, richtet sich die Rückzahlung der im Voraus gezahlten Vergütung nach § 628 Abs. 1 BGB. Ein Guthaben für andere Leistungen wird nicht gewährt.
10b.5 Laufzeit und Kündigung. Pakete und jährliche Zusatzleistungen laufen 12 Monate und verlängern sich jährlich zum bisherigen Preis, sofern sie nicht bis zum Ende der Laufzeit in Textform (auch über die Kündigungsfunktion im Kundenkonto) gekündigt werden. Der Auftragnehmer kann mit einer Frist von einem Monat zum Ende der Laufzeit kündigen; er kann dabei eine Fortsetzung zu geänderten Preisen anbieten. Die Kündigung verhindert die nächste Verlängerung; sie begründet keine ganze oder teilweise Erstattung des laufenden Jahres. Monatlich abgerechnete Pakete: Kündigung wie in der Mandatsvereinbarung.
10b.6 Ihre Angaben und Unterlagen. Fehlen Zahlen oder Unterlagen, kommen sie verspätet, unvollständig oder fehlerhaft, bleibt die Vergütung geschuldet. Dadurch entstehender Mehraufwand (erneute Einreichung, Berichtigung, Antwort an das Amt) wird zum jeweils aktuellen Preis berechnet. Verspätungszuschläge, Zinsen oder sonstige Nebenleistungen einer Behörde tragen Sie.
10b.7 Paketwechsel. Wechsel in ein höheres Paket: Sie zahlen die Differenz für den Rest des Vertragsjahres. Wechsel in ein niedrigeres Paket: wirksam zur nächsten Verlängerung; keine Erstattung für das laufende Jahr.
10b.8 Enthaltene Leistungen. Enthaltene Leistungen (Beratungsstunden, Berichtigungen, Dauerfristverlängerung, bevorzugte Bearbeitung) gehören zum jeweiligen Vertragsjahr. Nicht genutzte Leistungen verfallen mit dessen Ende und werden nicht ausgezahlt. Gesondert bezahlte Zusatzleistungen mit eigener Laufzeit (Ziffer 9f) laufen bis zu deren Ende, auch wenn das Paket vorher endet; sie werden nicht ausgezahlt und nicht erstattet. Zusatzleistungen, die mit dem Paket abgerechnet werden, enden mit dem Paket.
10b.9 Beendigung durch uns. Lehnen wir die Übernahme des Mandats vor Beginn jeder Tätigkeit ab, erstatten wir die Zahlung. Beenden wir den Vertrag aus einem Grund, den Sie nicht zu vertreten haben, zahlen wir den Teil der im Voraus gezahlten Jahresvergütung zurück, der auf die Monate nach der Beendigung entfällt (§ 628 Abs. 1 Satz 3 BGB); nach 10b.3 (a), (b) und (d) verdiente Vergütungen bleiben bei uns. Beenden wir ihn wegen Ihrer Pflichtverletzung (Nichtzahlung, Rückbuchung, falsche Angaben, Missbrauch), erfolgt keine Erstattung.
10b.10 Rückbuchungen. Eine Rückbuchung oder stornierte Zahlung beendet jede Tätigkeit sofort. Die ursprüngliche Vergütung sowie die Bank- oder Kartengebühren der Rückbuchung bleiben geschuldet. Soweit nötig teilen wir der Behörde mit, dass wir nicht mehr für Sie tätig sind.
10b.11 Abrechnungsfehler. Haben wir doppelt oder falsch abgerechnet, korrigieren wir dies und zahlen die Differenz zurück. Dies ist eine Korrektur, keine Erstattung im Sinne dieser Bedingungen.
10b.12 Abschließende Regelung. Erstattungen, Teilerstattungen, Gutschriften oder Nachlässe außerhalb dieser Klausel sind weder geschuldet noch zugesagt, gleich ob per E-Mail, Chat, Telefon oder durch ein Mitglied unseres Teams. Zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.
Part A: General Terms and Conditions for Tax Advisors and Tax-Advisory Professional Practice Companies
In force as of: October 2026 (unofficial translation)
These General Terms and Conditions apply to agreements between tax advisors and tax-advisory professional practice companies (hereinafter referred to as the "Tax Advisor") and their clients, unless otherwise expressly agreed in text form or mandatorily required by law.
1. Scope and Performance of the Engagement
(1) The scope of the services to be rendered by the Tax Advisor is determined by the engagement given. The engagement is carried out in accordance with the principles of proper professional practice, observing the relevant professional-law standards and professional duties (StBerG, BOStB).
(2) Consideration of foreign law requires an express agreement in text form.
(3) If the legal situation changes after a matter has been finally concluded, the Tax Advisor is not obliged to draw the client's attention to the change or the consequences resulting from it.
(4) Examining the accuracy, completeness and regularity of the documents and figures handed over to the Tax Advisor, in particular bookkeeping and financial statements, is only part of the engagement if this has been agreed in text form. The Tax Advisor will treat the information provided by the client, in particular figures, as correct. Insofar as he identifies obvious inaccuracies, he will point them out to the client.
(5) The engagement does not constitute a power of attorney for representation before authorities, courts and other bodies. This must be granted separately. If, due to the client's absence, it is not possible to coordinate with the client on the filing of remedies or appeals, the Tax Advisor is entitled, in case of doubt, to take actions necessary to preserve deadlines.
2. Duty of Confidentiality
(1) The Tax Advisor is obliged by law to maintain silence regarding all facts that come to his knowledge in connection with the performance of the engagement, unless the client releases him from this obligation. The duty of confidentiality continues to exist after the termination of the contractual relationship. The duty of confidentiality applies to the same extent to the Tax Advisor's employees.
(2) The duty of confidentiality does not apply insofar as disclosure is necessary to safeguard the Tax Advisor's legitimate interests. The Tax Advisor is also released from the duty of confidentiality insofar as he is obliged to provide information and cooperate under the terms of his professional indemnity insurance.
(3) Statutory rights to refuse information or testimony under, inter alia, § 102 AO, § 53 StPO, § 383 ZPO remain unaffected.
(4) The Tax Advisor is released from the duty of confidentiality insofar as this is required for the appointment of a general representative (§ 69 StBerG) or for the performance of a certification audit at the Tax Advisor's firm, provided that the persons involved have themselves been instructed on their own duty of confidentiality. The client agrees that the general representative or the certifier/auditor may inspect the client file maintained and kept by the Tax Advisor.
3. Involvement of Third Parties
The Tax Advisor is entitled to engage employees and, subject to the conditions of § 62a StBerG, also external service providers (in particular data-processing companies) to carry out the engagement. The involvement of qualified third parties for the processing of the mandate (e.g. other tax advisors, auditors, lawyers) requires the consent and instruction of the client. The Tax Advisor is neither entitled nor obliged to engage such third parties without the client's instruction.
4. Electronic Communication, Data Protection
(1) The Tax Advisor is entitled to collect the client's personal data by automated means within the scope of the engagements given and to process it in an automated file, or to transfer it to a service data centre for further contracted data processing.
(2) The Tax Advisor is entitled, in fulfilment of his obligations under the GDPR and the Federal Data Protection Act, to appoint a data protection officer. Insofar as this data protection officer is not already subject to the duty of confidentiality under No. 2 para. 1 sentence 3, the Tax Advisor must ensure that the data protection officer undertakes, upon commencing his activity, to maintain data secrecy.
(3) The client is advised that the use of electronic means of communication (e-mail etc.) may involve risks to the confidentiality of the communication. The client consents to the use of electronic means of communication by the Tax Advisor. The client is obliged, as of 1 January 2025, to be able to receive and process electronic invoices (e-invoices) within the meaning of standard EN 16931. Insofar as the Tax Advisor transmits invoices to the client as an e-invoice, the client agrees to receive them in this format.
(4) The protection of personal data is of the utmost priority for the firm. This principle applies to the internet offering as well as to conventional services. Insofar as you provide personal data in the context of making contact or a client relationship, this data will only be used within the scope of the consent given by you and for the stated purpose. In addition, data within a contractual relationship will also be used for information purposes, e.g. for events, as well as for personal communication, e.g. for birthdays. Consent given may be revoked at any time. Personal data is only passed on to third parties if this is necessary for the performance of the contract.
(5) Personal data is deleted within a reasonable period after termination of the contract, subject to statutory retention periods. Information on the storage of your personal data is available free of charge on request.
(6) For the transmission of sensitive data, we use various secure channels such as DATEV Unternehmen Online, Steuerbüro Online, encrypted e-mail transmission or a password-protected SharePoint server.
5. Remedy of Defects
(1) In the event of any defects, the Tax Advisor must be given the opportunity to remedy them.
(2) Obvious inaccuracies (e.g. typing errors, calculation errors) may be corrected by the Tax Advisor at any time, including vis-à-vis third parties. Other defects may only be corrected by the Tax Advisor vis-à-vis third parties with the client's consent. Consent is not required if the Tax Advisor's legitimate interests outweigh those of the client.
6. Liability
(1) A limitation of the Tax Advisor's liability for damage caused by negligence applies only where it has been agreed in the individual case in text form (§ 67a(1) sentence 1 no. 1 StBerG), in particular in the engagement letter. Liability for intent and for damage arising from injury to life, body or health is not limited.
7. Client's Obligations; Failure to Cooperate and Default in Acceptance by the Client
(1) The client is obliged to cooperate to the extent necessary for the proper completion of the engagement. In particular, he must provide the Tax Advisor, without being requested to do so, with all documents necessary for the performance of the engagement, completely and in good time so that the Tax Advisor has a reasonable period for processing them. The same applies to informing the Tax Advisor of all transactions and circumstances that may be relevant to the performance of the engagement. The client is obliged to take note of all written and oral communications from the Tax Advisor and to consult with him in case of doubt.
(2) The client must refrain from anything that could impair the independence of the Tax Advisor or his vicarious agents.
(3) The client undertakes to pass on the Tax Advisor's work results only with his written consent, unless the consent to pass them on to a specific third party already follows from the content of the engagement.
(4) If the Tax Advisor uses data-processing programs on the client's premises, the client is obliged to comply with the Tax Advisor's instructions regarding the installation and use of the programs. Furthermore, the client is obliged to use the programs only to the extent prescribed by the Tax Advisor, and is only entitled to use them to that extent. The client may not distribute the programs. The Tax Advisor remains the holder of the rights of use. The client must refrain from anything that would impede the Tax Advisor's exercise of the rights of use to the programs.
(5) If the client fails to cooperate as required under No. 7 paras. 1 to 4 or otherwise, or if he defaults in accepting the service offered by the Tax Advisor, the Tax Advisor is entitled to terminate the contract without notice. This does not affect the Tax Advisor's claim to reimbursement of additional expenses incurred as a result of the client's default or failure to cooperate, and of any damage caused, even if the Tax Advisor does not make use of the right of termination.
8. Copyright Protection
The Tax Advisor's services constitute his intellectual property. They are protected by copyright. Passing on work results beyond the intended use is only permitted with the Tax Advisor's prior consent in text form.
9. Remuneration, Invoicing, Advance Payment and Set-Off
(1) The Tax Advisor's remuneration (fees and reimbursement of expenses) for his professional activity under § 33 StBerG is calculated in accordance with the fee regulation for tax advisors, authorised tax representatives and tax advisory companies (StBVV), unless a separate remuneration agreement deviating therefrom has been concluded (e.g. higher/lower remuneration, flat fee). In extrajudicial matters, a fee lower or higher than the statutory remuneration may be agreed in text form if this is reasonably proportionate to the Tax Advisor's performance, responsibility and liability risk.
(2) The client agrees to invoicing by the Tax Advisor in text form.
(3) For activities not covered by the StBVV (e.g. § 57 para. 3 nos. 2 and 3 StBerG), the agreed remuneration applies; failing that, the statutory remuneration provided for that activity; otherwise, the customary remuneration (§§ 612 para. 2 and 632 para. 2 BGB).
(4) Set-off against a remuneration claim of the Tax Advisor is only permissible with undisputed or legally established claims. Any claims of the client for repayment of remuneration paid become time-barred 18 months after receipt of the invoice by the client. Claims for damages by the client become time-barred within 18 months of the client's knowledge or grossly negligent lack of knowledge of the claims, but at the latest five years after the claim arose; whichever period ends first applies. This does not apply to claims for intent or gross negligence or for injury to life, body or health, which are subject to the statutory limitation periods (§ 202(1), § 309 no. 7 BGB).
(5) The Tax Advisor may demand an advance payment for fees and expenses already incurred and those expected to be incurred. If the advance payment demanded is not paid, the Tax Advisor may, after prior notice, suspend his further activity for the client until the advance payment is received. The Tax Advisor is obliged to notify the client of his intention to suspend his activity in good time if the client may suffer disadvantages as a result of the suspension of activity. The Tax Advisor may set off advance payments against all claims due under the engagement relationship, irrespective of the activity for which the advance payment was requested.
(6) The client is in default if he does not make payment within 14 days of the invoice date.
(7) The Tax Advisor may not assign or transfer fee claims to external third parties (e.g. debt collection agencies) without the client's express written consent; an assignment or transfer to a person or association authorised to provide unlimited assistance in tax matters is permissible even without the client's consent (§ 64 para. 2 sentence 1 StBerG).
10. Termination of the Contract
(1) The contract ends upon fulfilment of the agreed services, upon expiry of the agreed term, or upon termination. The contract does not end upon the death or the occurrence of legal incapacity of the client, or, in the case of a company, upon its dissolution.
(2) The contract may, insofar and to the extent that it constitutes a service contract within the meaning of §§ 611, 675 BGB, be terminated for good cause by either contracting party, unless it is a service relationship with fixed remuneration under § 627 para. 1 BGB; termination must be in text form. Insofar as deviation from this is intended in an individual case, an agreement between the Tax Advisor and the client is required.
(3) Upon termination of the contract, the client must immediately return to the Tax Advisor, or delete, the data-processing programs used at the client's premises for the performance of the engagement, including any copies made, as well as other program documentation.
(4) After termination of the engagement relationship, documents must be collected from the Tax Advisor.
(5) If the engagement ends before it has been fully performed, the Tax Advisor's claim to remuneration is governed by statutory provisions, in particular § 12 para. 4 StBVV. Insofar as deviation from this is intended in an individual case, a separate agreement in text form is required.
11. Right of Retention Regarding Work Results and Documents
(1) The Tax Advisor may make and retain copies or photocopies of documents that he returns to the client, or do so by way of electronic data processing.
(2) The Tax Advisor may refuse to hand over documents until he has been satisfied in respect of his fees and expenses (§ 66 para. 3 StBerG). With regard to work results, a contractual right of retention is deemed agreed.
12. Place of Jurisdiction, Place of Performance, VSBG Information
(1) German law exclusively applies to the engagement, its performance and any claims arising therefrom. If the client is a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, the place of performance and jurisdiction is the Tax Advisor's place of professional establishment. This also applies if the client relocates his domicile or habitual residence abroad after the engagement has been placed, or if the domicile or habitual residence is unknown at the time the action is brought.
(2) The Tax Advisor is not willing to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration body (§§ 36, 37 VSBG).
13. Validity in the Event of Partial Invalidity
Should individual provisions of these Terms and Conditions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected thereby.
edition: 24 October 2026
The following terms apply in addition to Part A to the services of FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft engaged through Vaytax. They supplement Sections 9 and 10 of Part A; the individual client's Engagement and Fee Agreement takes precedence. A client who consented to an earlier edition of Part B remains on that edition; the editions of October 2026 (stock module), of 19 October 2026, of 14 October 2026, of 6 October 2026, of 30 September 2026 and of September 2026 are reproduced below.
9a. Corrected preliminary VAT returns
In the Standard package, corrected preliminary VAT returns (§ 153 AO) are not included in the flat fee. Each correction initiated by the Client is billed at €99 net per corrected return; the correction is quoted before submission and prepared only once engaged. The Pro package includes up to five (5) corrected preliminary VAT returns per contract year; each further correction is billed at €99 net per corrected return. The date of submission of the correction to the competent Finanzamt is decisive for the count; the counter restarts with each contract year. Corrections attributable to demonstrable errors of the Tax Advisor are neither billed nor counted. Corrections of the annual VAT return are excluded from this rule and agreed separately.
9b. Retroactive preliminary VAT returns
Retroactive preliminary VAT returns (i.e. returns for reporting periods that precede the First Reporting Period agreed in the Engagement Letter) are not covered by the monthly flat fee. They will be prepared by the Tax Advisor only on separate engagement, at a one-time fee of EUR 99 net per reporting period.
The engagement can be placed at the time of signup (charged immediately via the online payment function) or at a later point (via separate invoice). A maximum of 48 retroactive reporting periods per client may be engaged under this clause (4-year assessment period under § 169 AO).
Where the Client cannot finally determine at the time of contract conclusion from which reporting period a VAT liability applies (in particular because the Finanzamt has not yet issued the Steuernummer), the Tax Advisor will, once the Finanzamt has announced the relevant start, tell the Client the affected reporting periods and annual returns individually, each with its due date and the total amount. They are prepared only after the Client has engaged and paid for them.
All Verspätungszuschläge (late-filing surcharges, § 152 AO), Säumniszuschläge (late-payment surcharges, § 240 AO), interest, and other ancillary tax charges imposed by the Finanzamt in connection with returns filed past their statutory deadline are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b.
The registration service included in the Annual All-In package comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer). Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the Finanzamt does not issue the tax number, or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor (in particular requests for evidence, on-site inspections, or refusals by the Finanzamt), the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect. If the non-issuance is due to a circumstance attributable to the Tax Advisor, the statutory rules apply.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Participation in the One-Stop-Shop scheme (Union scheme under § 18j UStG) is a separately engaged service and is not covered by the VAT flat fee of the German engagement. It comprises the client’s registration for the OSS scheme with the Federal Central Tax Office (BZSt) via the BZSt online portal (BOP) and the preparation and submission of the quarterly OSS returns. The Tax Advisor acts as the client’s authorised representative on the basis of a separately granted power of attorney; the client does not need his own BOP registration for this.
The fee for the OSS registration is a one-time EUR 300 net. For each quarterly OSS return the Tax Advisor charges EUR 200 net. An OSS return is due for every calendar quarter in which a registration exists, even if no reportable turnover has arisen (nil return).
Should an already-submitted return be rejected by the BZSt because of incomplete, incorrect, or client-supplied erroneous data and require re-submission, the submission of the return for the same period is charged again at EUR 200.
The VAT owed under the OSS scheme is paid by the client directly, by transfer to the competent Bundeskasse under the payment reference (Kassenzeichen) notified by the Tax Advisor. All late-filing surcharges, late-payment surcharges, interest, or other ancillary charges imposed by the BZSt or by the Member States of consumption are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the BZSt does not issue or process the registration or return, or does so only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected.
9d. Standalone VAT registration (no ongoing engagement)
The standalone VAT registration is a separately engaged service. It comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer) and the VAT identification number (USt-IdNr.). Ongoing preliminary VAT returns, annual returns, and other continuing services are not included.
The fee is a one-time EUR 499 net plus VAT where applicable, payable in advance. Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. If the Finanzamt or the Federal Central Tax Office (BZSt) does not issue the tax number or the USt-IdNr., or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect.
The engagement ends, without notice of termination being required, once the tax number has been issued to the client and communicated to the Tax Advisor and either the USt-IdNr. has also been issued and communicated to the Tax Advisor, or the Finanzamt or the BZSt has refused to issue the USt-IdNr., or the client has waived its issuance in text form. The power of attorney granted to the Tax Advisor is then revoked vis-à-vis the Finanzamt and the Federal Central Tax Office (BZSt). Official mail received by the Tax Advisor before the revocation takes effect is forwarded to the client. After the engagement ends, the fulfilment of all tax obligations, in particular the filing of preliminary VAT returns as they fall due, rests solely with the client; a later engagement of the Tax Advisor for ongoing returns remains possible.
9e. The Standard package, add-ons and the Pro package
The ongoing service is offered in the Standard package. The scope and fee in detail follow from the client's Engagement and Fee Agreement and the add-ons booked there.
Standard package: the VAT registration where engaged, or the takeover of an existing tax number; every preliminary VAT return, the EC sales list (Zusammenfassende Meldung) and the annual VAT return, including its reconciliation with the year's preliminary returns; an automatic double check of every uploaded report and every return, and its plausibility review and release by the Tax Advisor; routine correspondence with the Finanzamt; every incoming Finanzamt letter made available and explained in plain English with its deadline named; notifications copied to recipients the client names, such as its accountant. Working on a letter (a written response, an objection) is offered separately in the Standard package. Add-ons under Section 9f can be booked separately.
The Pro package is no longer offered for new engagements; for existing Pro engagements the following scope continues to apply. In addition to the Standard package it includes: a member of the Tax Advisor's staff compares each return with the uploaded reports; an advisory allowance of four (4) hours per contract year, one allowance for Germany and France together, lapsing at the end of the contract year; written responses and objections within that allowance; a warning before an objection deadline runs out; stock moved between warehouses in different EU member states valued and reported from the client's price list; up to five (5) corrections per contract year (Section 9a); the application for the permanent filing extension and priority registration; a named contact who replies within 24 hours on working days. The Pro package is offered with annual billing only.
Not included in either package and offered separately, in particular: the One-Stop-Shop scheme (Section 9c), tax audits, special VAT audits and VAT inspections, and proceedings before the tax courts.
9f. Add-on services
The following services are engaged separately and are not covered by the flat fee of the package. Payment, when the fee is earned, cancellation and refunds are governed by Section 10b. For the Pro plan, the scope stated in Section 9e applies.
(1) Priority registration, €199 net, one-off: submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) within one working day after the complete documents have been received. The processing time at the Finanzamt is not part of the service.
(2) Setup review, €249 net, one-off: one written statement on the Client's VAT setup (sales channels, warehouse locations, One-Stop-Shop, EORI number, permanent filing extension, points to note), within 30 days after payment and receipt of the information requested. Once per Client.
(3) (deleted)
(4) Stock movements module, €499 net per contract year in which stock movements occur, including past years for which the Contractor files returns: valuation and reporting of stock movements between warehouses in different EU member states in the German preliminary VAT return on the basis of the Client's price list. The module includes pro-forma invoices for these stock movements (one per filing period and country pair), based on the same values. If a report contains such stock movements and the module has not been engaged for that year, the preliminary return is submitted only once it has been engaged. The correction of a preliminary return is governed by Section 9a.
(5) Permanent filing extension (Dauerfristverlängerung), €199 net per application year: application to the Finanzamt for the permanent filing extension for the respective calendar year in the next possible application period. The Finanzamt decides. A special advance payment (Sondervorauszahlung) demanded by the Finanzamt is paid by the Client itself. For a Client filing preliminary returns quarterly, the service is included in the annual fee. The filing frequency at the start of the application year decides; a change takes effect from the following year. The special prepayment to the tax office is not part of the fee.
(6) Advisory allowance, €549 net for four (4) hours: advice, written statements and objections, valid for 12 months from payment. Time is billed per started 15 minutes. Where an activity is expected to exceed the remaining balance, the Client is informed in advance and the excess part is performed only after engagement at €200 net per hour. Unused time lapses at the end of the 12 months and is not paid out.
(7) Second check (pilot), €299 net for 12 months: reconciliation of each preliminary return of one country and of the annual return of that period with the uploaded reports by a member of the Tax Advisor's staff, with a short written note on deviations. No automatic renewal.
10a. Contract term for the Annual All-In package
Where the Annual All-In package (the annual package with included VAT registration) is engaged, the minimum contract term is twelve (12) months from conclusion of the contract. The contract renews for further twelve-month periods unless terminated in text form (including through the cancel function in your account) before the end of the respective term (termination to year-end); the Tax Advisor may end the contract with one month’s notice to the end of the term. The right to terminate for good cause (§ 626 BGB) and the client’s right of termination under § 627 BGB remain unaffected. In the event of termination under § 627 BGB, the Tax Advisor is entitled to remuneration pursuant to § 628 BGB for the services rendered up to termination; the registration service already rendered counts as a substantial part-service rendered in advance.
10b. Payment, fees, cancellation and refunds
10b.1 Payment first. All fees are payable in advance, by card or, where agreed, by bank transfer against our invoice. Work starts once the payment has arrived. Without payment we have no obligation to act, including toward the tax office.
10b.2 What the fee pays for. Each fee pays for a defined piece of work (a registration, a return, a plan year of service, a quoted advisory job), not for a result. We are not liable for whether, when or how an authority (Finanzamt, BZSt, French tax office, customs) grants, processes or decides anything. A refusal, delay or extra request by an authority does not reduce or refund the fee.
10b.3 When a fee is earned. A fee is an advance payment for the work it pays for. If the contract ends before that work is complete, we are entitled to the fee for the work performed up to then (§ 628(1) BGB; Part A Section 10(5)); no further repayment is promised. We start the work:
(a) registration: when we begin reviewing your documents or preparing the registration questionnaire (Fragebogen);
(b) a return (monthly, quarterly, annual, OSS, EC sales list, back-filed period): when we begin checking your figures for that period;
(c) a plan year: at the start of each contract year; if it ends early, the part performed is measured by the months up to the end of the contract;
(d) a quoted advisory job: when we begin work under the quote; the time spent up to the end is billed.
10b.4 Cancelling before we start. If you cancel before any work under 10b.3 has started, repayment of the fee paid in advance is governed by § 628(1) BGB. No credit for other services is given.
10b.5 Plan term and notice. Plans and yearly add-ons run for 12 months and renew yearly at your current price unless cancelled in writing (including through the cancel function in your account) before the end of the term. The Tax Advisor may end the contract with one month’s notice to the end of the term; it may then offer to continue at changed prices. Cancelling stops the next renewal; it does not refund the current year, in whole or in part. Monthly plans: notice as in the engagement letter.
10b.6 Your data and documents. If figures or documents are missing, late, incomplete or wrong, the fee stays due. Work caused by this (a resubmission, a correction, a reply to the office) is charged at the current price for that work. Surcharges, interest or penalties set by an authority are yours.
10b.7 Plan changes. Moving up to a higher plan: you pay the difference for the rest of the contract year. Moving down: takes effect at the next renewal; no refund for the current year.
10b.8 Included items. Included items (advisor hours, corrections, filing extension, priority handling) belong to the contract year they are in. Unused items expire at the end of that year and have no cash value. Add-ons paid separately with their own term (Section 9f) run to their own end, even if the plan ends earlier; they are neither paid out nor refunded. Add-ons billed with the plan end with the plan.
10b.9 If we end the service. If we decline your mandate before any work starts, we return what you paid. If we end the contract for a reason that is not yours, we repay the part of a plan-year fee paid in advance that covers the months after it ends (§ 628(1) sentence 3 BGB); earned fees under 10b.3 (a), (b) and (d) stay ours. If we end it because of your breach (non-payment, a chargeback, false information, abuse), no money is returned.
10b.10 Chargebacks. A chargeback or reversed payment stops all work at once. The original fee plus the bank or card cost of the chargeback remain due. We tell the authority, where necessary, that we no longer act for you.
10b.11 Our mistakes in billing. If we charged twice or charged a wrong amount, we correct it and pay back the difference. This is a correction, not a refund under these terms.
10b.12 Nothing else. No refund, partial refund, credit or discount is owed or promised outside this clause, whether by e-mail, chat, phone or any member of our team. Mandatory statutory claims remain unaffected.