AGB, Part A and Part B, edition August 2026
Deutsch (maßgeblich) · English (unofficial translation)
der FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft, Stand: August 2026
Diese Seite enthält in Teil A die Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Steuerberater und steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften (Stand: August 2026), die jeder Mandatsvereinbarung als Anlage beiliegen, und in Teil B die ergänzenden Bedingungen für die über Vaytax beauftragten Leistungen. Teil A als PDF (Deutsch mit englischer Übersetzung).
Teil A: Allgemeine Geschäftsbedingungen für Steuerberater und steuerberatende Berufsausübungsgesellschaften
Stand: August 2026
Die folgenden „Allgemeinen Geschäftsbedingungen“ gelten für Verträge zwischen Steuerberatern und steuerberatenden Berufsausübungsgesellschaften (im Folgenden „Steuerberater“ genannt) und ihren Auftraggebern, soweit nicht etwas anderes ausdrücklich in Textform vereinbart oder gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist.
1. Umfang und Ausführung des Auftrags
(1) Für den Umfang der vom Steuerberater zu erbringenden Leistungen ist der erteilte Auftrag maßgebend. Der Auftrag wird nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Berufsausübung unter Beachtung der einschlägigen berufsrechtlichen Normen und der Berufspflichten (StBerG, BOStB) ausgeführt.
(2) Die Berücksichtigung ausländischen Rechts bedarf einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform.
(3) Ändert sich die Rechtslage nach abschließender Erledigung einer Angelegenheit, so ist der Steuerberater nicht verpflichtet, den Auftraggeber auf die Änderung oder die sich daraus ergebenden Folgen hinzuweisen.
(4) Die Prüfung der Richtigkeit, Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Steuerberater übergebenen Unterlagen und Zahlen, insbesondere der Buchführung und Bilanz, gehört nur zum Auftrag, wenn dies in Textform vereinbart ist. Der Steuerberater wird die vom Auftraggeber gemachten Angaben, insbesondere Zahlenangaben, als richtig zu Grunde legen. Soweit er offensichtliche Unrichtigkeiten feststellt, wird er den Auftraggeber darauf hinweisen.
(5) Der Auftrag stellt keine Vollmacht für die Vertretung vor Behörden, Gerichten und sonstigen Stellen dar. Sie ist gesondert zu erteilen. Ist wegen der Abwesenheit des Auftraggebers eine Abstimmung mit diesem über die Einlegung von Rechtsbehelfen oder Rechtsmitteln nicht möglich, ist der Steuerberater im Zweifel zu fristwahrenden Handlungen berechtigt.
2. Verschwiegenheitspflicht
(1) Der Steuerberater ist nach Maßgabe der Gesetze verpflichtet, über alle Tatsachen, die ihm im Zusammenhang mit der Ausführung des Auftrags zur Kenntnis gelangen, Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, der Auftraggeber entbindet ihn von dieser Verpflichtung. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort. Die Verschwiegenheitspflicht besteht im gleichen Umfang auch für die Mitarbeiter des Steuerberaters.
(2) Die Verschwiegenheitspflicht besteht nicht, soweit die Offenlegung zur Wahrung berechtigter Interessen des Steuerberaters erforderlich ist. Der Steuerberater ist auch insoweit von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, als er nach den Versicherungsbedingungen seiner Berufshaftpflichtversicherung zur Information und Mitwirkung verpflichtet ist.
(3) Gesetzliche Auskunfts- und Aussageverweigerungsrechte u. a. nach § 102 AO, § 53 StPO, § 383 ZPO bleiben unberührt.
(4) Der Steuerberater ist von der Verschwiegenheitspflicht entbunden, soweit dies zur Bestellung eines allgemeinen Vertreters (§ 69 StBerG) oder zur Durchführung eines Zertifizierungsaudits in der Kanzlei des Steuerberaters erforderlich ist und die insoweit tätigen Personen ihrerseits über ihre Verschwiegenheitspflicht belehrt worden sind. Der Auftraggeber erklärt sich damit einverstanden, dass durch den allgemeinen Vertreter oder den Zertifizierer/Auditor Einsicht in seine vom Steuerberater angelegte und geführte Handakte genommen wird.
3. Mitwirkung Dritter
Der Steuerberater ist berechtigt, zur Ausführung des Auftrags Mitarbeiter und unter den Voraussetzungen des § 62a StBerG auch externe Dienstleister (insbesondere datenverarbeitende Unternehmen) heranzuziehen. Die Beteiligung fachkundiger Dritter zur Mandatsbearbeitung (z. B. andere Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte) bedarf der Einwilligung und des Auftrags des Auftraggebers. Der Steuerberater ist nicht berechtigt und verpflichtet, diese Dritten ohne Auftrag des Auftraggebers hinzuzuziehen.
4. Elektronische Kommunikation, Datenschutz
(1) Der Steuerberater ist berechtigt, personenbezogene Daten des Auftraggebers im Rahmen der erteilten Aufträge maschinell zu erheben und in einer automatisierten Datei zu verarbeiten oder einem Dienstleistungsrechenzentrum zur weiteren Auftragsdatenverarbeitung zu übertragen.
(2) Der Steuerberater ist berechtigt, in Erfüllung seiner Pflichten nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz einen Beauftragten für den Datenschutz zu bestellen. Sofern dieser Beauftragte für den Datenschutz nicht bereits nach Ziff. 2 Abs. 1 Satz 3 der Verschwiegenheitspflicht unterliegt, hat der Steuerberater dafür Sorge zu tragen, dass der Beauftragte für den Datenschutz sich mit Aufnahme seiner Tätigkeit zur Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet.
(3) Der Auftraggeber wird darauf hingewiesen, dass die Verwendung elektronischer Kommunikationsmittel (E-Mail etc.) mit Risiken für die Vertraulichkeit der Kommunikation verbunden sein kann. Der Auftraggeber stimmt der Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel durch den Steuerberater zu. Der Auftraggeber ist verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) im Sinne der Norm EN 16931 empfangen und verarbeiten zu können. Sofern der Steuerberater dem Auftraggeber Rechnungen als E-Rechnung übermittelt, erklärt sich der Auftraggeber mit dem Empfang in diesem Format einverstanden.
(4) Der Schutz der persönlichen Daten hat für die Kanzlei oberste Priorität. Dieses Prinzip gilt für das Internet-Angebot ebenso wie für die konventionellen Dienstleistungen. Soweit Sie persönliche Daten im Rahmen einer Kontaktaufnahme oder eines Mandatsverhältnisses angeben, werden diese nur im Rahmen der von Ihnen erteilten Einwilligung und zu dem angegebenen Zweck genutzt. Darüber hinaus werden Daten innerhalb eines Vertragsverhältnisses ebenfalls für Informationszwecke z. B. zu Veranstaltungen sowie für die persönliche Kommunikation z. B. zum Geburtstag genutzt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Personenbezogene Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies im Rahmen der Vertragserfüllung notwendig ist.
(5) Die Löschung von personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb eines angemessenen Zeitraumes nach Vertragsbeendigung vorbehaltlich der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Eine Auskunft zur Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist auf Antrag unentgeltlich möglich.
(6) Für die Übertragung sensibler Daten nutzen wir verschiedene sichere Wege wie z. B. DATEV Unternehmen Online, Steuerbüro Online, den verschlüsselten E-Mail-Versand oder Sharepointserver mit Passwort.
5. Mängelbeseitigung
(1) Bei etwaigen Mängeln ist dem Steuerberater Gelegenheit zur Nachbesserung zu geben.
(2) Offenbare Unrichtigkeiten (z. B. Schreibfehler, Rechenfehler) können vom Steuerberater jederzeit, auch Dritten gegenüber, berichtigt werden. Sonstige Mängel darf der Steuerberater Dritten gegenüber mit Einwilligung des Auftraggebers berichtigen. Die Einwilligung ist nicht erforderlich, wenn berechtigte Interessen des Steuerberaters den Interessen des Auftraggebers vorgehen.
6. Haftung
(1) Die Haftung des Steuerberaters und seiner Erfüllungsgehilfen für einen Schaden, der aus einer oder, bei einheitlicher Schadensfolge, aus mehreren Pflichtverletzungen anlässlich der Erfüllung eines Auftrags resultiert, wird auf 1.000.000,00 € (in Worten: Eine Millionen €) begrenzt. Die Haftungsbegrenzung bezieht sich allein auf Fahrlässigkeit. Die Haftung für Vorsatz bleibt insoweit unberührt. Von der Haftungsbegrenzung ausgenommen sind Haftungsansprüche für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Die Haftungsbegrenzung gilt für die gesamte Tätigkeit des Steuerberaters für den Auftraggeber, also insbesondere auch für eine Ausweitung des Auftragsinhalts; einer erneuten Vereinbarung der Haftungsbegrenzung bedarf es insoweit nicht. Die Haftungsbegrenzung gilt auch gegenüber Dritten, soweit diese in den Schutzbereich des Mandatsverhältnisses fallen; § 334 BGB wird insoweit ausdrücklich nicht abbedungen. Einzelvertragliche Haftungsbegrenzungsvereinbarungen gehen dieser Regelung vor, lassen die Wirksamkeit dieser Regelung jedoch, soweit nicht ausdrücklich anders geregelt, unberührt.
7. Pflichten des Auftraggebers; Unterlassene Mitwirkung und Annahmeverzug des Auftraggebers
(1) Der Auftraggeber ist zur Mitwirkung verpflichtet, soweit es zur ordnungsgemäßen Erledigung des Auftrags erforderlich ist. Insbesondere hat er dem Steuerberater unaufgefordert alle für die Ausführung des Auftrags notwendigen Unterlagen vollständig und so rechtzeitig zu übergeben, dass dem Steuerberater eine angemessene Bearbeitungszeit zur Verfügung steht. Entsprechendes gilt für die Unterrichtung über alle Vorgänge und Umstände, die für die Ausführung des Auftrags von Bedeutung sein können. Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle schriftlichen und mündlichen Mitteilungen des Steuerberaters zur Kenntnis zu nehmen und bei Zweifelsfragen Rücksprache zu halten.
(2) Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit des Steuerberaters oder seiner Erfüllungsgehilfen beeinträchtigen könnte.
(3) Der Auftraggeber verpflichtet sich, Arbeitsergebnisse des Steuerberaters nur mit dessen schriftlicher Einwilligung weiterzugeben, soweit sich nicht bereits aus dem Auftragsinhalt die Einwilligung zur Weitergabe an einen bestimmten Dritten ergibt.
(4) Setzt der Steuerberater beim Auftraggeber in dessen Räumen Datenverarbeitungsprogramme ein, so ist der Auftraggeber verpflichtet, den Hinweisen des Steuerberaters zur Installation und Anwendung der Programme nachzukommen. Des Weiteren ist der Auftraggeber verpflichtet, die Programme nur in dem vom Steuerberater vorgeschriebenen Umfang zu nutzen und er ist auch nur in dem Umfang zur Nutzung berechtigt. Der Auftraggeber darf die Programme nicht verbreiten. Der Steuerberater bleibt Inhaber der Nutzungsrechte. Der Auftraggeber hat alles zu unterlassen, was der Ausübung der Nutzungsrechte an den Programmen durch den Steuerberater entgegensteht.
(5) Unterlässt der Auftraggeber eine ihm nach Ziff. 7 Abs. 1 bis 4 oder anderweitig obliegende Mitwirkung oder kommt er mit der Annahme der vom Steuerberater angebotenen Leistung in Verzug, so ist der Steuerberater berechtigt, den Vertrag fristlos zu kündigen. Unberührt bleibt der Anspruch des Steuerberaters auf Ersatz der ihm durch den Verzug oder die unterlassene Mitwirkung des Auftraggebers entstandenen Mehraufwendungen sowie des verursachten Schadens, und zwar auch dann, wenn der Steuerberater von dem Kündigungsrecht keinen Gebrauch macht.
8. Urheberrechtsschutz
Die Leistungen des Steuerberaters stellen dessen geistiges Eigentum dar. Sie sind urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe von Arbeitsergebnissen außerhalb der bestimmungsgemäßen Verwendung ist nur mit vorheriger Zustimmung des Steuerberaters in Textform zulässig.
9. Vergütung, Rechnungsstellung, Vorschuss und Aufrechnung
(1) Die Vergütung (Gebühren und Auslagenersatz) des Steuerberaters für seine Berufstätigkeit nach § 33 StBerG bemisst sich nach der Gebührenverordnung für Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Steuerberatungsgesellschaften, es sei denn, hiervon abweichend wurde eine gesonderte Vergütungsvereinbarung (z. B. höhere/niedrigere Vergütung, Pauschalhonorar) geschlossen. In außergerichtlichen Angelegenheiten kann in Textform eine niedrigere bzw. höhere Gebühr als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden, wenn diese in einem angemessenen Verhältnis zur Leistung, Verantwortung und dem Haftungsrisiko des Steuerberaters steht.
(2) Der Auftraggeber ist mit einer Rechnungstellung des Steuerberaters in Textform einverstanden.
(3) Für Tätigkeiten, die in der StBVV keine Regelung erfahren (z. B. § 57 Abs. 3 Nr. 2 und 3 StBerG), gilt die vereinbarte Vergütung, anderenfalls die für diese Tätigkeit vorgesehene gesetzliche Vergütung, ansonsten die übliche Vergütung (§§ 612 Abs. 2 und 632 Abs. 2 BGB).
(4) Eine Aufrechnung gegenüber einem Vergütungsanspruch des Steuerberaters ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen zulässig. Etwaige Ansprüche des Auftraggebers auf Rückzahlung einer gezahlten Vergütung verjähren 18 Monate nach Zugang der Rechnung beim Auftraggeber. Schadensersatzansprüche des Auftraggebers, mit Ausnahme solcher aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, verjähren in 18 Monaten ab Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis des Auftraggebers von den Ansprüchen, spätestens aber fünf Jahre nach der Anspruchsentstehung. Maßgeblich ist die früher endende Frist.
(5) Für bereits entstandene und die voraussichtlich entstehenden Gebühren und Auslagen kann der Steuerberater einen Vorschuss fordern. Wird der eingeforderte Vorschuss nicht gezahlt, kann der Steuerberater nach vorheriger Ankündigung seine weitere Tätigkeit für den Auftraggeber einstellen, bis der Vorschuss eingeht. Der Steuerberater ist verpflichtet, seine Absicht, die Tätigkeit einzustellen, dem Auftraggeber rechtzeitig bekanntzugeben, wenn dem Auftraggeber Nachteile aus einer Einstellung der Tätigkeit erwachsen können. Für den Steuerberater ist eine Verrechnung von Vorschüssen mit allen fälligen Forderungen aus dem Auftragsverhältnis möglich, unabhängig davon, für welche Tätigkeit der Vorschuss gefordert wurde.
(6) Der Auftraggeber kommt in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum leistet.
(7) Der Steuerberater darf Honoraranforderungen nur mit schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers an außenstehende Dritte (z. B. Inkassobüros) abtreten oder übertragen; eine Abtretung oder Übertragung an eine zur unbeschränkten Hilfeleistung in Steuersachen befugte Personen oder Vereinigung ist auch ohne Zustimmung des Auftraggebers zulässig (§ 64 Abs. 2 S. 1 StBerG).
10. Beendigung des Vertrags
(1) Der Vertrag endet durch Erfüllung der vereinbarten Leistungen, durch Ablauf der vereinbarten Laufzeit oder durch Kündigung. Der Vertrag endet nicht durch den Tod, durch den Eintritt der Geschäftsunfähigkeit des Auftraggebers oder im Falle einer Gesellschaft durch deren Auflösung.
(2) Der Vertrag kann, wenn und soweit er einen Dienstvertrag im Sinne der §§ 611, 675 BGB darstellt, von jedem Vertragspartner außerordentlich gekündigt werden, es sei denn, es handelt sich um ein Dienstverhältnis mit festen Bezügen § 627 Abs. 1 BGB; die Kündigung hat in Textform zu erfolgen. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer Vereinbarung zwischen Steuerberater und Auftraggeber.
(3) Mit Beendigung des Vertrags hat der Auftraggeber dem Steuerberater die beim Auftraggeber zur Ausführung des Auftrags eingesetzten Datenverarbeitungsprogramme einschließlich angefertigter Kopien sowie sonstige Programmunterlagen unverzüglich herauszugeben bzw. zu löschen.
(4) Nach Beendigung des Auftragsverhältnisses sind die Unterlagen beim Steuerberater abzuholen.
(5) Endet der Auftrag vor seiner vollständigen Ausführung, so richtet sich der Vergütungsanspruch des Steuerberaters nach gesetzlichen Regelungen, insbesondere § 12 Abs. 4 StBVV. Soweit im Einzelfall hiervon abgewichen werden soll, bedarf es einer gesonderten Vereinbarung in Textform.
11. Zurückbehaltungsrecht in Bezug auf Arbeitsergebnisse und Unterlagen
(1) Der Steuerberater kann von Unterlagen, die er an den Auftraggeber zurückgibt, Abschriften oder Fotokopien anfertigen und zurückbehalten oder dies im Wege der elektronischen Datenverarbeitung vornehmen.
(2) Der Steuerberater kann die Herausgabe der Dokumente verweigern, bis er wegen seiner Gebühren und Auslagen befriedigt ist (§ 66 Abs. 3 StBerG). Hinsichtlich der Arbeitsergebnisse gilt ein vertragliches Zurückbehaltungsrecht als vereinbart.
12. Gerichtsstand, Erfüllungsort, Information VSBG
(1) Für den Auftrag, seine Ausführung und sich hieraus ergebende Ansprüche gilt ausschließlich deutsches Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist, sofern der Auftraggeber Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, die berufliche Niederlassung des Steuerberaters. Dies gilt auch für den Fall, dass der Auftraggeber nach Auftragserteilung seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort in das Ausland verlegt oder der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthaltsort im Zeitpunkt der Klageerhebung nicht bekannt sind.
(2) Der Steuerberater ist nicht bereit, an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen (§§ 36, 37 VSBG).
13. Wirksamkeit bei Teilnichtigkeit
Falls einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden sollten, wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dadurch nicht berührt.
Teil B: Ergänzende Bedingungen für die Vaytax-Leistungen
Die folgenden Bedingungen gelten zusätzlich zu Teil A für die über Vaytax beauftragten Leistungen der FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft. Sie ergänzen die Ziffern 9 und 10 von Teil A; die Mandats- und Vergütungsvereinbarung des jeweiligen Auftraggebers geht vor.
9a. Berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen
In der monatlichen Pauschale sind bis zu zwei (2) berichtigte Umsatzsteuervoranmeldungen (§ 153 AO) pro Kalenderjahr enthalten. Für jede darüber hinaus vom Auftraggeber veranlasste Berichtigung berechnet der Auftragnehmer eine zusätzliche Vergütung in Höhe von 99 € netto pro berichtigter Voranmeldung.
Maßgeblich für die Zählung ist der Zeitpunkt der Einreichung der Berichtigung beim zuständigen Finanzamt. Der Zähler beginnt zu Beginn jedes Kalenderjahres von Neuem. Korrekturen, die auf nachweislich vom Auftragnehmer zu vertretende Fehler zurückgehen, werden nicht angerechnet.
Berichtigungen der jährlichen Umsatzsteuererklärung (Jahreserklärung) sind von dieser Regelung ausgenommen und werden gesondert vereinbart.
9b. Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen
Rückwirkende Umsatzsteuervoranmeldungen (d. h. Voranmeldungen für Zeiträume, die vor dem in der Mandatsvereinbarung bestimmten Ersten Voranmeldungszeitraum liegen) sind nicht von der monatlichen Pauschale erfasst. Sie werden auf gesonderte Beauftragung mit einem einmaligen Honorar von 99 € netto pro Voranmeldungszeitraum vom Auftragnehmer übernommen.
Die Beauftragung kann bei Vertragsschluss (mit sofortiger Abrechnung über die Online-Bezahlfunktion) oder zu einem späteren Zeitpunkt (mit separater Rechnung) erfolgen. Pro Auftraggeber sind maximal 48 rückwirkende Voranmeldungszeiträume nach dieser Klausel beauftragbar (4-jährige Festsetzungsfrist gem. § 169 AO).
Kann der Auftraggeber zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses noch nicht abschließend bestimmen, ab welchem Voranmeldungszeitraum eine Umsatzsteuerpflicht besteht (insbesondere weil das Finanzamt die Steuernummer noch nicht erteilt hat), kann er die rückwirkende Abrechnung im Onlineformular zurückstellen. Sobald dem Auftragnehmer der maßgebliche Beginn der Umsatzsteuerpflicht durch Bescheid des Finanzamts bekannt ist, stellt der Auftragnehmer die entsprechende Anzahl rückwirkender Voranmeldungen innerhalb von 30 Tagen separat in Rechnung. Der Auftraggeber stimmt dieser nachgelagerten Beauftragung bereits mit Vertragsschluss zu.
Sämtliche vom Finanzamt erhobenen Verspätungszuschläge (§ 152 AO), Säumniszuschläge (§ 240 AO), Zinsen oder sonstige steuerlichen Nebenleistungen, die im Zusammenhang mit verspätet eingereichten Voranmeldungen entstehen, gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Im Voraus gezahlte Honorare nach dieser Klausel sind nach Einreichung der jeweiligen Voranmeldung beim Finanzamt nicht rückerstattungsfähig. Vor Einreichung sind Stornierungen in Abstimmung mit dem Auftragnehmer möglich.
Die im Jahres-Komplettpaket enthaltene Registrierungsleistung umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer. Die hierauf entfallende Vergütung ist mit ordnungsgemäßer Erstellung und Einreichung verdient. Erteilt das Finanzamt die Steuernummer nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat (insbesondere Nachweisanforderungen, Vor-Ort-Prüfungen oder Ablehnungen seitens des Finanzamts), bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht. Beruht die Nichterteilung auf einem vom Auftragnehmer zu vertretenden Umstand, gelten die gesetzlichen Regelungen.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Die Teilnahme am One-Stop-Shop-Verfahren (EU-Regelung gemäß § 18j UStG) ist eine gesondert zu beauftragende Leistung und nicht von der Umsatzsteuer-Pauschale des deutschen Mandats erfasst. Sie umfasst die Registrierung des Auftraggebers zum OSS-Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das BZStOnline-Portal (BOP) sowie die Erstellung und Übermittlung der vierteljährlichen OSS-Meldungen. Der Auftragnehmer handelt hierbei als Bevollmächtigter des Auftraggebers auf Grundlage einer gesondert erteilten Vollmacht; eine eigene BOP-Registrierung des Auftraggebers ist hierfür nicht erforderlich.
Die Vergütung für die OSS-Registrierung beträgt einmalig 300 € netto. Für jede vierteljährliche OSS-Meldung berechnet der Auftragnehmer 200 € netto. Eine OSS-Meldung ist für jedes Kalendervierteljahr abzugeben, in dem eine Registrierung besteht, auch wenn keine meldepflichtigen Umsätze angefallen sind (Nullmeldung).
Sollte eine bereits eingereichte Erklärung aufgrund unvollständiger, unrichtiger oder vom Mandanten fehlerhaft übermittelter Angaben vom BZSt abgelehnt werden und eine erneute Einreichung erforderlich machen, wird die Einreichung der Erklärung für denselben Zeitraum erneut mit 150,00 € berechnet.
Die im OSS-Verfahren geschuldete Umsatzsteuer entrichtet der Auftraggeber selbst per Überweisung an die zuständige Bundeskasse unter dem vom Auftragnehmer mitgeteilten Kassenzeichen. Sämtliche vom BZSt oder von den Bestimmungsmitgliedstaaten erhobenen Verspätungszuschläge, Säumniszuschläge, Zinsen oder sonstigen Nebenleistungen gehen ausschließlich zu Lasten des Auftraggebers und sind nicht vom Honorar nach dieser Klausel umfasst.
Im Voraus gezahlte Honorare nach dieser Klausel sind nach Übermittlung der Registrierung an das BZSt bzw. nach Einreichung der jeweiligen OSS-Meldung nicht rückerstattungsfähig. Vor Einreichung sind Stornierungen in Abstimmung mit dem Auftragnehmer möglich. Erteilt bzw. bearbeitet das BZSt die Registrierung oder Meldung nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt.
9d. Eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung (ohne laufendes Mandat)
Die eigenständige umsatzsteuerliche Registrierung ist eine gesondert zu beauftragende Leistung. Sie umfasst die Erstellung und Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung sowie die Korrespondenz mit dem Finanzamt bis zur Entscheidung über die Erteilung der Steuernummer. Laufende Umsatzsteuervoranmeldungen, Jahreserklärungen und sonstige fortlaufende Leistungen sind nicht umfasst.
Die Vergütung beträgt einmalig 699 € netto zuzüglich Umsatzsteuer, soweit diese anfällt, und ist im Voraus fällig. Sie ist mit ordnungsgemäßer Erstellung und Einreichung der Registrierung verdient. Erteilt das Finanzamt die Steuernummer nicht oder nur verzögert aus Gründen, die der Auftragnehmer nicht zu vertreten hat, bleibt der Vergütungsanspruch unberührt; eine Rückerstattung erfolgt insoweit nicht.
Mit Erteilung der Steuernummer endet das Mandat, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Die dem Auftragnehmer erteilte Vertretungsvollmacht wird sodann gegenüber dem Finanzamt widerrufen. Behördenpost, die dem Auftragnehmer bis zum Wirksamwerden des Widerrufs zugeht, wird an den Auftraggeber weitergeleitet. Nach Beendigung des Mandats obliegt die Erfüllung sämtlicher steuerlicher Pflichten, insbesondere die Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen ab Fälligkeit, allein dem Auftraggeber; eine spätere Beauftragung des Auftragnehmers mit laufenden Meldungen bleibt möglich.
10a. Vertragslaufzeit beim Jahres-Komplettpaket
Bei Beauftragung des Jahres-Komplettpakets (Jahrespaket mit enthaltener umsatzsteuerlicher Registrierung) beträgt die Mindestvertragslaufzeit zwölf (12) Monate ab Vertragsschluss. Der Vertrag verlängert sich um jeweils weitere zwölf Monate, sofern er nicht mit einer Frist von einem Monat zum Ende der jeweiligen Vertragslaufzeit in Textform gekündigt wird (Kündigung zum Jahresende). Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund (§ 626 BGB) sowie das Kündigungsrecht des Auftraggebers nach § 627 BGB bleiben unberührt. Im Falle einer Kündigung nach § 627 BGB steht dem Auftragnehmer die Vergütung gemäß § 628 BGB für die bis zur Kündigung erbrachten Leistungen zu; die bereits erbrachte Registrierungsleistung gilt dabei als wesentliche, vorab erbrachte Teilleistung.
of FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft, in force as of August 2026
Part A holds the General Terms and Conditions for tax advisors and tax advisory professional practice companies (edition: August 2026), which every engagement letter incorporates as its annex. Part B holds the supplementary terms for the services engaged through Vaytax. Part A as a PDF (German with the English translation).
Part A: General Terms and Conditions for Tax Advisors and Tax-Advisory Professional Practice Companies
In force as of: August 2026 (unofficial translation)
These General Terms and Conditions apply to agreements between tax advisors and tax-advisory professional practice companies (hereinafter referred to as the "Tax Advisor") and their clients, unless otherwise expressly agreed in text form or mandatorily required by law.
1. Scope and Performance of the Engagement
(1) The scope of the services to be rendered by the Tax Advisor is determined by the engagement given. The engagement is carried out in accordance with the principles of proper professional practice, observing the relevant professional-law standards and professional duties (StBerG, BOStB).
(2) Consideration of foreign law requires an express agreement in text form.
(3) If the legal situation changes after a matter has been finally concluded, the Tax Advisor is not obliged to draw the client's attention to the change or the consequences resulting from it.
(4) Examining the accuracy, completeness and regularity of the documents and figures handed over to the Tax Advisor, in particular bookkeeping and financial statements, is only part of the engagement if this has been agreed in text form. The Tax Advisor will treat the information provided by the client, in particular figures, as correct. Insofar as he identifies obvious inaccuracies, he will point them out to the client.
(5) The engagement does not constitute a power of attorney for representation before authorities, courts and other bodies. This must be granted separately. If, due to the client's absence, it is not possible to coordinate with the client on the filing of remedies or appeals, the Tax Advisor is entitled, in case of doubt, to take actions necessary to preserve deadlines.
2. Duty of Confidentiality
(1) The Tax Advisor is obliged by law to maintain silence regarding all facts that come to his knowledge in connection with the performance of the engagement, unless the client releases him from this obligation. The duty of confidentiality continues to exist after the termination of the contractual relationship. The duty of confidentiality applies to the same extent to the Tax Advisor's employees.
(2) The duty of confidentiality does not apply insofar as disclosure is necessary to safeguard the Tax Advisor's legitimate interests. The Tax Advisor is also released from the duty of confidentiality insofar as he is obliged to provide information and cooperate under the terms of his professional indemnity insurance.
(3) Statutory rights to refuse information or testimony under, inter alia, § 102 AO, § 53 StPO, § 383 ZPO remain unaffected.
(4) The Tax Advisor is released from the duty of confidentiality insofar as this is required for the appointment of a general representative (§ 69 StBerG) or for the performance of a certification audit at the Tax Advisor's firm, provided that the persons involved have themselves been instructed on their own duty of confidentiality. The client agrees that the general representative or the certifier/auditor may inspect the client file maintained and kept by the Tax Advisor.
3. Involvement of Third Parties
The Tax Advisor is entitled to engage employees and, subject to the conditions of § 62a StBerG, also external service providers (in particular data-processing companies) to carry out the engagement. The involvement of qualified third parties for the processing of the mandate (e.g. other tax advisors, auditors, lawyers) requires the consent and instruction of the client. The Tax Advisor is neither entitled nor obliged to engage such third parties without the client's instruction.
4. Electronic Communication, Data Protection
(1) The Tax Advisor is entitled to collect the client's personal data by automated means within the scope of the engagements given and to process it in an automated file, or to transfer it to a service data centre for further contracted data processing.
(2) The Tax Advisor is entitled, in fulfilment of his obligations under the GDPR and the Federal Data Protection Act, to appoint a data protection officer. Insofar as this data protection officer is not already subject to the duty of confidentiality under No. 2 para. 1 sentence 3, the Tax Advisor must ensure that the data protection officer undertakes, upon commencing his activity, to maintain data secrecy.
(3) The client is advised that the use of electronic means of communication (e-mail etc.) may involve risks to the confidentiality of the communication. The client consents to the use of electronic means of communication by the Tax Advisor. The client is obliged, as of 1 January 2025, to be able to receive and process electronic invoices (e-invoices) within the meaning of standard EN 16931. Insofar as the Tax Advisor transmits invoices to the client as an e-invoice, the client agrees to receive them in this format.
(4) The protection of personal data is of the utmost priority for the firm. This principle applies to the internet offering as well as to conventional services. Insofar as you provide personal data in the context of making contact or a client relationship, this data will only be used within the scope of the consent given by you and for the stated purpose. In addition, data within a contractual relationship will also be used for information purposes, e.g. for events, as well as for personal communication, e.g. for birthdays. Consent given may be revoked at any time. Personal data is only passed on to third parties if this is necessary for the performance of the contract.
(5) Personal data is deleted within a reasonable period after termination of the contract, subject to statutory retention periods. Information on the storage of your personal data is available free of charge on request.
(6) For the transmission of sensitive data, we use various secure channels such as DATEV Unternehmen Online, Steuerbüro Online, encrypted e-mail transmission or a password-protected SharePoint server.
5. Remedy of Defects
(1) In the event of any defects, the Tax Advisor must be given the opportunity to remedy them.
(2) Obvious inaccuracies (e.g. typing errors, calculation errors) may be corrected by the Tax Advisor at any time, including vis-à-vis third parties. Other defects may only be corrected by the Tax Advisor vis-à-vis third parties with the client's consent. Consent is not required if the Tax Advisor's legitimate interests outweigh those of the client.
6. Liability
(1) The liability of the Tax Advisor and his vicarious agents for damage resulting from one, or, in the case of a uniform consequential loss, from several breaches of duty in connection with the performance of an engagement, is limited to €1,000,000.00 (in words: one million euros). This limitation of liability applies only to negligence. Liability for intent remains unaffected. Excluded from this limitation of liability are liability claims for damage arising from injury to life, body or health. The limitation of liability applies to the Tax Advisor's entire activity for the client, in particular also to any extension of the scope of the engagement; no renewed agreement on the limitation of liability is required in this respect. The limitation of liability also applies to third parties insofar as they fall within the scope of protection of the client relationship; § 334 BGB is expressly not excluded in this respect. Individually agreed limitations of liability take precedence over this provision but do not affect its validity, unless expressly agreed otherwise.
7. Client's Obligations; Failure to Cooperate and Default in Acceptance by the Client
(1) The client is obliged to cooperate to the extent necessary for the proper completion of the engagement. In particular, he must provide the Tax Advisor, without being requested to do so, with all documents necessary for the performance of the engagement, completely and in good time so that the Tax Advisor has a reasonable period for processing them. The same applies to informing the Tax Advisor of all transactions and circumstances that may be relevant to the performance of the engagement. The client is obliged to take note of all written and oral communications from the Tax Advisor and to consult with him in case of doubt.
(2) The client must refrain from anything that could impair the independence of the Tax Advisor or his vicarious agents.
(3) The client undertakes to pass on the Tax Advisor's work results only with his written consent, unless the consent to pass them on to a specific third party already follows from the content of the engagement.
(4) If the Tax Advisor uses data-processing programs on the client's premises, the client is obliged to comply with the Tax Advisor's instructions regarding the installation and use of the programs. Furthermore, the client is obliged to use the programs only to the extent prescribed by the Tax Advisor, and is only entitled to use them to that extent. The client may not distribute the programs. The Tax Advisor remains the holder of the rights of use. The client must refrain from anything that would impede the Tax Advisor's exercise of the rights of use to the programs.
(5) If the client fails to cooperate as required under No. 7 paras. 1 to 4 or otherwise, or if he defaults in accepting the service offered by the Tax Advisor, the Tax Advisor is entitled to terminate the contract without notice. This does not affect the Tax Advisor's claim to reimbursement of additional expenses incurred as a result of the client's default or failure to cooperate, and of any damage caused, even if the Tax Advisor does not make use of the right of termination.
8. Copyright Protection
The Tax Advisor's services constitute his intellectual property. They are protected by copyright. Passing on work results beyond the intended use is only permitted with the Tax Advisor's prior consent in text form.
9. Remuneration, Invoicing, Advance Payment and Set-Off
(1) The Tax Advisor's remuneration (fees and reimbursement of expenses) for his professional activity under § 33 StBerG is calculated in accordance with the fee regulation for tax advisors, authorised tax representatives and tax advisory companies (StBVV), unless a separate remuneration agreement deviating therefrom has been concluded (e.g. higher/lower remuneration, flat fee). In extrajudicial matters, a fee lower or higher than the statutory remuneration may be agreed in text form if this is reasonably proportionate to the Tax Advisor's performance, responsibility and liability risk.
(2) The client agrees to invoicing by the Tax Advisor in text form.
(3) For activities not covered by the StBVV (e.g. § 57 para. 3 nos. 2 and 3 StBerG), the agreed remuneration applies; failing that, the statutory remuneration provided for that activity; otherwise, the customary remuneration (§§ 612 para. 2 and 632 para. 2 BGB).
(4) Set-off against a remuneration claim of the Tax Advisor is only permissible with undisputed or legally established claims. Any claims of the client for repayment of remuneration paid become time-barred 18 months after receipt of the invoice by the client. Claims for damages by the client, with the exception of those arising from injury to life, body or health, become time-barred within 18 months of the client's knowledge or grossly negligent lack of knowledge of the claims, but at the latest five years after the claim arose. Whichever period ends first shall apply.
(5) The Tax Advisor may demand an advance payment for fees and expenses already incurred and those expected to be incurred. If the advance payment demanded is not paid, the Tax Advisor may, after prior notice, suspend his further activity for the client until the advance payment is received. The Tax Advisor is obliged to notify the client of his intention to suspend his activity in good time if the client may suffer disadvantages as a result of the suspension of activity. The Tax Advisor may set off advance payments against all claims due under the engagement relationship, irrespective of the activity for which the advance payment was requested.
(6) The client is in default if he does not make payment within 14 days of the invoice date.
(7) The Tax Advisor may not assign or transfer fee claims to external third parties (e.g. debt collection agencies) without the client's express written consent; an assignment or transfer to a person or association authorised to provide unlimited assistance in tax matters is permissible even without the client's consent (§ 64 para. 2 sentence 1 StBerG).
10. Termination of the Contract
(1) The contract ends upon fulfilment of the agreed services, upon expiry of the agreed term, or upon termination. The contract does not end upon the death or the occurrence of legal incapacity of the client, or, in the case of a company, upon its dissolution.
(2) The contract may, insofar and to the extent that it constitutes a service contract within the meaning of §§ 611, 675 BGB, be terminated for good cause by either contracting party, unless it is a service relationship with fixed remuneration under § 627 para. 1 BGB; termination must be in text form. Insofar as deviation from this is intended in an individual case, an agreement between the Tax Advisor and the client is required.
(3) Upon termination of the contract, the client must immediately return to the Tax Advisor, or delete, the data-processing programs used at the client's premises for the performance of the engagement, including any copies made, as well as other program documentation.
(4) After termination of the engagement relationship, documents must be collected from the Tax Advisor.
(5) If the engagement ends before it has been fully performed, the Tax Advisor's claim to remuneration is governed by statutory provisions, in particular § 12 para. 4 StBVV. Insofar as deviation from this is intended in an individual case, a separate agreement in text form is required.
11. Right of Retention Regarding Work Results and Documents
(1) The Tax Advisor may make and retain copies or photocopies of documents that he returns to the client, or do so by way of electronic data processing.
(2) The Tax Advisor may refuse to hand over documents until he has been satisfied in respect of his fees and expenses (§ 66 para. 3 StBerG). With regard to work results, a contractual right of retention is deemed agreed.
12. Place of Jurisdiction, Place of Performance, VSBG Information
(1) German law exclusively applies to the engagement, its performance and any claims arising therefrom. If the client is a merchant, a legal entity under public law, or a special fund under public law, the place of performance and jurisdiction is the Tax Advisor's place of professional establishment. This also applies if the client relocates his domicile or habitual residence abroad after the engagement has been placed, or if the domicile or habitual residence is unknown at the time the action is brought.
(2) The Tax Advisor is not willing to participate in dispute resolution proceedings before a consumer arbitration body (§§ 36, 37 VSBG).
13. Validity in the Event of Partial Invalidity
Should individual provisions of these Terms and Conditions be or become invalid, the validity of the remaining provisions shall not be affected thereby.
Part B: Supplementary terms for the Vaytax services
The following terms apply in addition to Part A to the services of FRADECO GmbH Steuerberatungsgesellschaft engaged through Vaytax. They supplement Sections 9 and 10 of Part A; the individual client's Engagement and Fee Agreement takes precedence.
9a. Corrected preliminary VAT returns
The monthly flat fee includes up to two (2) corrected preliminary VAT returns (§ 153 AO) per calendar year. For each additional correction caused by the client, the Tax Advisor charges an additional fee of EUR 99 net per corrected return.
What counts is the date of submission of the correction to the competent tax office. The counter resets at the start of each calendar year. Corrections demonstrably caused by the Tax Advisor’s own error do not count toward the limit.
Corrections of the annual VAT return (Jahreserklärung) are excluded from this rule and will be agreed separately.
9b. Retroactive preliminary VAT returns
Retroactive preliminary VAT returns (i.e. returns for reporting periods that precede the First Reporting Period agreed in the Engagement Letter) are not covered by the monthly flat fee. They will be prepared by the Tax Advisor only on separate engagement, at a one-time fee of EUR 99 net per reporting period.
The engagement can be placed at the time of signup (charged immediately via the online payment function) or at a later point (via separate invoice). A maximum of 48 retroactive reporting periods per client may be engaged under this clause (4-year assessment period under § 169 AO).
Where the client cannot finally determine at signup from which reporting period a VAT liability applies (in particular because the Finanzamt has not yet issued the Steuernummer), the client may defer backfile invoicing on the online form. Once the Tax Advisor learns the relevant start of VAT liability from the Finanzamt’s notice, the corresponding number of retroactive returns will be invoiced separately within 30 days. The client already consents to this post-confirmation engagement at the time of contract conclusion.
All Verspätungszuschläge (late-filing surcharges, § 152 AO), Säumniszuschläge (late-payment surcharges, § 240 AO), interest, and other ancillary tax charges imposed by the Finanzamt in connection with returns filed past their statutory deadline are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Fees paid in advance under this clause are non-refundable once the corresponding return has been filed with the Finanzamt. Pre-filing cancellations are handled in coordination with the Tax Advisor.
The registration service included in the Annual All-In package comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer). The remuneration attributable to it is earned upon proper preparation and submission. If the Finanzamt does not issue the tax number, or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor (in particular requests for evidence, on-site inspections, or refusals by the Finanzamt), the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect. If the non-issuance is due to a circumstance attributable to the Tax Advisor, the statutory rules apply.
9c. One-Stop-Shop (OSS)
Participation in the One-Stop-Shop scheme (Union scheme under § 18j UStG) is a separately engaged service and is not covered by the VAT flat fee of the German engagement. It comprises the client’s registration for the OSS scheme with the Federal Central Tax Office (BZSt) via the BZSt online portal (BOP) and the preparation and submission of the quarterly OSS returns. The Tax Advisor acts as the client’s authorised representative on the basis of a separately granted power of attorney; the client does not need his own BOP registration for this.
The fee for the OSS registration is a one-time EUR 300 net. For each quarterly OSS return the Tax Advisor charges EUR 200 net. An OSS return is due for every calendar quarter in which a registration exists, even if no reportable turnover has arisen (nil return).
Should an already-submitted return be rejected by the BZSt because of incomplete, incorrect, or client-supplied erroneous data and require re-submission, the submission of the return for the same period is charged again at EUR 150.00.
The VAT owed under the OSS scheme is paid by the client directly, by transfer to the competent Bundeskasse under the payment reference (Kassenzeichen) notified by the Tax Advisor. All late-filing surcharges, late-payment surcharges, interest, or other ancillary charges imposed by the BZSt or by the Member States of consumption are borne exclusively by the client and are not included in the fee under this clause.
Fees paid in advance under this clause are non-refundable once the registration has been transmitted to the BZSt, or once the respective OSS return has been filed. Pre-filing cancellations are handled in coordination with the Tax Advisor. If the BZSt does not issue or process the registration or return, or does so only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected.
9d. Standalone VAT registration (no ongoing engagement)
The standalone VAT registration is a separately engaged service. It comprises the preparation and submission of the tax registration questionnaire (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) and the correspondence with the Finanzamt up to the decision on issuing the tax number (Steuernummer). Ongoing preliminary VAT returns, annual returns, and other continuing services are not included.
The fee is a one-time EUR 699 net plus VAT where applicable, payable in advance. It is earned upon proper preparation and submission of the registration. If the Finanzamt does not issue the tax number, or issues it only with delay, for reasons not attributable to the Tax Advisor, the remuneration claim remains unaffected and no refund is made in that respect.
The engagement ends upon issuance of the tax number, without notice of termination being required. The power of attorney granted to the Tax Advisor is then revoked vis-à-vis the Finanzamt. Official mail received by the Tax Advisor before the revocation takes effect is forwarded to the client. After the engagement ends, the fulfilment of all tax obligations, in particular the filing of preliminary VAT returns as they fall due, rests solely with the client; a later engagement of the Tax Advisor for ongoing returns remains possible.
10a. Contract term for the Annual All-In package
Where the Annual All-In package (the annual package with included VAT registration) is engaged, the minimum contract term is twelve (12) months from conclusion of the contract. The contract renews for further twelve-month periods unless terminated in text form with one month’s notice to the end of the respective term (termination to year-end). The right to terminate for good cause (§ 626 BGB) and the client’s right of termination under § 627 BGB remain unaffected. In the event of termination under § 627 BGB, the Tax Advisor is entitled to remuneration pursuant to § 628 BGB for the services rendered up to termination; the registration service already rendered counts as a substantial part-service rendered in advance.